← → 或空白鍵翻頁 · F 全螢幕 · 滑鼠移到下方有控制列
工作整理學

AI 實作班

Gemini × NotebookLM
打造 AI 工作流程,提升工作效能。今天不是多學一個軟體,而是讓你少做一道工。
DEKRA iST 數位賦能系列課程 ・ 講師 魏美棻 Nancy Wei
1 / 28
開場

先問大家一個問題

📦
過去這一週
你最想把哪一件「一直重複、又很花時間」的工作,丟給別人幫你做掉?
📖
請寫下來
在紙上或手機備忘錄,寫下一件你每週都要做、又覺得很煩的工作。
❄️
等一下對照
每個工具示範,都想想:這個能不能幫我解掉剛剛寫的那件事?
AI 不是讓你多一個工具,是讓你少做一道工。
2 / 28
開場

今天兩個工具,分工不同

Gemini / 生成
  • 整理、改寫、摘要
  • 產出報告草稿
  • 寫公式與巨集
  • 像文書處理助手
VS
NotebookLM / 查找
  • 只根據你上傳的文件回答
  • 每個答案附出處
  • 長文變重點
  • 像讀完整份規範的研究員
3 / 28
開場

先講清楚:AI 能做什麼、不能做什麼

🛡️
它是助理,不是自動販賣機
像很聰明但剛到職的新人。交辦得清楚,做得又快又好;交辦含糊,它會自己亂猜。
🔒
它會「幻覺」
把不存在的內容講得很有把握。凡是影響決策或數字的產出,最後一定要人檢查。
🎨
今天教的是方法
不是叫你相信 AI,而是用對方法、再驗證。
用對方法,再驗證。這是今天唯一要記住的心法。
4 / 28
01
GEMINI IN ACTION
第一節 / 文件整理與報告草稿

雜亂的資料,十分鐘變重點

文件太多難整理,是全班最大的共同痛點。我們從這裡開始。
5 / 28
1-1

同一段文字,兩種交辦方式

含糊的指令
  • 「幫我整理這個」
  • 結果鬆散、抓不到重點
  • 格式不固定、每次都不同
  • 還要自己重寫一遍
VS
結構化的指令
  • 角色、任務、格式、限制
  • 輸出成清楚的表格
  • 格式可預期、可重複
  • 複製就能用
6 / 28
1-2

結構化指令的四個骨架

📦
角色 + 任務
你是誰、要做什麼。例:你是文件整理助理,請整理成決議與分工。
🎨
格式
輸出長什麼樣?例:用表格,欄位為事項、負責人、期限。
🔒
限制
有什麼條件?例:只根據我提供的內容,不要自行補充。
交辦給新人時你會講的,對 AI 也照講一遍。
7 / 28
1-3

三個部門,三種用法

📦
工程
把冗長的測試說明,整理成重點條列與待確認事項。
📖
業務
把拜訪客戶後的零散筆記,整理成需求摘要與後續行動。
🛡️
後勤
把會議逐字紀錄,整理成決議、分工與期限的表格。
8 / 28
1-4

換你做:文件整理

📦
第一步
你是一位專業的文件整理助理。
📖
第二步
請把以下內容整理成「重點摘要」與「待辦事項」兩部分,待辦用表格,欄位:事項、負責人、期限。
🔒
第三步
只根據我提供的內容整理,不要自行新增資訊。內容如下:(貼上你的文件)
提醒:課堂請用不敏感的素材,勿貼公司機密文件。
9 / 28
02
DATA PROCESSING
第二節 / 資料處理助手

數字的事,叫它給公式

最多人想要 AI 幫忙「分析資料」。但方法對了,才不會出錯。
10 / 28
2-1

生成與運算,要分清楚

適合讓 AI 生成
  • 整理、改寫、摘要、發想
  • 容許彈性、沒有唯一正解
  • 直接請它產出內容
  • 文字交給它寫
VS
適合讓 AI 產工具
  • 明確規則的計算與分類
  • 要求百分之百準確
  • 請它產出公式,人執行驗證
  • 數字叫它給公式
11 / 28
2-2

動手前:先看懂這張表

📦
分類關鍵
B 欄單據編號(前三碼 CCN 或 AAR)、C 欄立帳日期、H 欄發票日期。
📖
加總對象
F 欄未稅金額、G 欄含稅金額。
🛡️
要產出的
J 欄帳月、K 欄前三碼、L 欄分類結果。
規格書寫 A 到 W 欄,實際檔案只有 A 到 L 欄。先對欄位,再下指令。
12 / 28
2-3

五種分類,照順序判斷

🔒
調整
前三碼為 CCN。當期 CCN 與調整上期申報由人工判斷。
📦
當期開立
AAR 且立帳與發票同年度。本範例 8 筆。
📖
前期開立
AAR 且發票年度早於立帳。本範例 0 筆,但公式仍要寫。
❄️
次期開立
AAR 且發票年度晚於立帳。本範例 5 筆。
🛡️
未開發票
AAR 且發票日期空白。本範例 1 筆。
🎨
判斷順序
先看前三碼,再判空值,最後比年度。順序錯就全錯。
13 / 28
2-4

發票處理,八個步驟

1
看資料
先搞清楚欄位
2
對欄位
規格對照實際檔
3
寫規則
條列成決策樹
4
下指令
只要公式不要數字
前四步是準備,後四步是執行與驗證。
14 / 28
2-5

後半段:執行與驗收

5
貼回去
公式填滿整欄
6
人抽查
最重要的一步
7
做加總
依分類分組加總
8
核基準
與正確答案比對
AI 出工具,人做品管。財會數字錯了,是實際損失。
15 / 28
2-6

驗收基準:五類筆數(共 17 筆)

當期開立
8 筆
次期開立
5 筆
調整
3 筆
未開發票
1 筆
前期開立
0 筆
未稅合計 137,715、含稅合計 142,331。五類相加要等於總額。
16 / 28
03
NOTEBOOKLM
第三節 / 規範知識庫

把規範,變成可問答的知識庫

查規範翻很久、資料散在各處,這個工具就是解法。
17 / 28
3-1

NotebookLM 跟 Gemini 差在哪

Gemini
  • 依它的通用知識回答
  • 通常沒有出處
  • 幻覺風險較高
  • 適合生成、改寫、發想
VS
NotebookLM
  • 只根據你上傳的文件回答
  • 每個答案附來源段落
  • 限定來源,風險較低
  • 適合查找、摘要、問答
18 / 28
3-2

四步驟,建好你的知識庫

1
開筆記本
建立新的 Notebook
2
傳文件
上傳規範或文件
3
問問題
問你平常會查的
4
看出處
點開確認有所本
第四步不能省。看出處再採信,這是這個工具的精華。
19 / 28
3-3

六道實戰題:從盤點到應用

📦
Q1 盤點資料
這些來源裡,和 SIR 有關的規範有哪些?
📖
Q2 彙整條件
彙整實驗條件與適用範圍,註明各出自哪一份。
🎨
Q3 做成表格
彙整成表格:測試方法、標題、範圍、條件。
20 / 28
3-4

進階三題:從查找到建議

🛡️
Q4 給測試建議
依客戶條件,找出最接近的規範與差異。
❄️
Q5 給實驗計畫
解析異常,建議 DOE 的條件與依據。
🔒
Q6 對客戶說明
把艱澀規範翻譯成客戶聽得懂的說法。
21 / 28
3-5

最精彩的一題:條件其實對不上

📦
客戶說
SIR 試驗,85 度 C、85% RH、500 小時、100V。
🔒
實際上
沒有任何一份規範完全吻合。500 小時出現在 2.6.14(但只有 10V)與 2.6.25(用 100V)。
🛡️
它怎麼做
不會硬掰,而是老實指出差異、要你判斷。
AI 幫你縮小範圍,選規範、跟客戶確認,是人的專業判斷。
22 / 28
3-6

換你做:建立規範知識庫

📦
上傳
把一份你常查的(不機密)文件,上傳為來源。
📖
提問
問三個你平常真的會查的問題。
🛡️
驗證
每個答案都點開出處,確認它有所本。
最後請它:幫我把這份文件整理成 5 個重點。
23 / 28
04
PUT IT TOGETHER
第四節 / 兩工具合流

串成一條,每天都能用的工作流

兩個工具其實是一組搭檔。
24 / 28
4-1

我的一日 AI 工作流

1
NotebookLM 找重點
2
Gemini 整理成摘要
3
Gemini 產出草稿
4
人工檢查再送出
查用 NotebookLM、寫用 Gemini、數字要公式、最後一定人來驗。
25 / 28
工具會過期,方法不會。
把今天學到的,這禮拜就用一次
26 / 28
資源

帶走什麼、下一步做什麼

📖
指令範本清單
今天用到的四骨架、文件整理、公式產生、知識庫問答範本。
📦
課後練習單
三個對應自己工作的小任務,一週內各做一次。
🔒
企業導入提醒
付費規範與正式知識庫,需採企業版並放共享資料夾、控管權限。
回去挑一件煩事,這禮拜就用一次。用了,它才會變成你的能力。
27 / 28
交辦要清楚:角色、任務、格式、限制。
查找用 NotebookLM,生成用 Gemini。
重要的產出,人一定要驗證。
謝謝大家。
📦結構化交辦
📖查找有出處
🎨生成有格式
🛡️人做品管
❄️可重複
DEKRA iST ・ 講師 魏美棻 Nancy Wei ・ 2026.07.29
28 / 28
1 / 28