NotebookLM 知識牆

認識、應用與實戰　｜　Gemini × NotebookLM 提升行政效率
魏美棻 Nancy Wei
meifen-mentor.com
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① 認識 NotebookLM
它是什麼
以你上傳的資料為唯一根據的 AI 研究助理
只根據你給的來源回答，不亂編；每個答案都可點回原文出處，適合企業內部知識管理。
三大核心特性
有來源、可溯源、能整合
答案有憑有據、附引用可查證、可同時彙整多份文件跨檔問答。
誰適合用
資料多、要反覆查找的行政與專案工作
會議紀錄、規格文件、SOP、報價單、原廠型錄等散落資料的統整與問答。
支援來源格式
PDF、Google Docs、Slides、網頁、TXT、Markdown、YouTube、音訊
單一 Notebook 最多 50 個來源，每個來源上限 50 萬字。音訊與 YouTube 會自動產生逐字稿後索引。
Gemini vs NotebookLM
GeminiNotebookLM
定位生成引擎私有資料大腦
知識來源全網＋訓練只有你上傳的
會不會亂編可能會貼源不亂編
最擅長寫、改、發想查、整、摘要
協作個人為主可分享 Notebook
免費版 vs Plus
免費版Plus
Notebooks100 個500 個
來源/庫50 個300 個
問答次數每日有限大幅提高
語音摘要基本自訂角色語氣
價格免費含 Google One AI Premium
一句話記住
  • Gemini 幫你「產出」
  • NotebookLM 幫你「查證」
  • 資料進 NotebookLM，加工交 Gemini
  • 免費版就夠行政日常使用
② 建立你的知識庫
能放哪些來源
文件、簡報、PDF、網頁、Google Docs、影音逐字
單一 Notebook 可放多份來源，最適合把同一主題的零散資料集中成一庫。
1開新 Notebook
登入後點「新建」，命名為主題
以任務命名，例如「客戶報價規格庫」「每週例會紀錄庫」。
2加入來源
上傳檔案或貼網址，一次可多筆
把相關文件全部丟進同一庫；來源愈完整，回答愈準。
3等待索引
系統自動讀完、建立索引
完成後即可對全部來源提問，答案會跨檔整合並標出處。
來源品質秘訣
結構清楚的文件 ＞ 掃描圖檔
有標題、分段、表格的 PDF 效果最好；純圖片掃描檔辨識率低，建議先 OCR 轉成文字再上傳。
命名與分庫策略
一主題一庫，名稱寫明用途
好「2024 Q3 客戶報價庫」
差「資料」「雜物」「test」
同一庫的資料要有關聯性，別把會議紀錄和產品規格混在一起。
勾選來源問答
只勾選需要的來源，縮小搜尋範圍
庫裡有 20 份文件但只想問其中 3 份？左側勾選即可限定範圍，答案更精準。
建庫口訣
  • 先命名、再餵料、後提問
  • 一主題一庫，別全塞一起
  • 來源愈齊，答案愈穩
  • 結構化文件勝過掃描圖
  • 定期更新來源，淘汰過時資料
③ 核心功能與應用
隨問隨答＋溯源
用白話問，答案附引用可點回原文
行政最實用：規格、條款、流程隨問隨得，還能一鍵查證正確性。
示範提問
「A 型號的防水等級是多少？請列出原文出處。」
長文件重點摘要
自動濃縮長報告與會議紀錄成重點
對應多位學員痛點：大量文件與每週報告的閱讀與摘要。
示範提問
「幫我把這份 30 頁的季度報告整成 10 條重點摘要，每條不超過 30 字。」
學習指南與 FAQ
一鍵生成問答集、時間軸、重點表
把一份 SOP 或合約自動整成新人可讀的 FAQ 與導讀。
示範提問
「根據這份 SOP，生成一份 10 題的新人常見問答集，語氣要親切好懂。」
語音摘要
把資料轉成雙人對談式的 Audio 摘要
通勤或忙碌時用聽的快速掌握一份長文件重點。可自訂語氣與時長。
跨文件比對
同時問多份文件，找出異同與矛盾
例如比對新舊版合約差異、不同供應商的報價條件，一次看清楚。
示範提問
「比較 A 廠商和 B 廠商的報價，列出價格、交期、保固的差異表格。」
筆記功能
把問答結果釘成筆記，組成文件草稿
每次問答的好結果都可以「儲存為筆記」，最後合併匯出成一份完整文件。
功能速記
  • 問答要溯源
  • 長文找摘要
  • 新手給 FAQ
  • 忙碌聽語音
  • 多檔比對找差異
  • 筆記組成草稿
④ 實戰　建行政知識庫
情境 A：客戶規格報價庫
把散落的客戶規格與報價整成一庫
對應學員實際困擾：型號、原廠規格、報價文件散落難查。
1蒐集來源
彙整原廠規格、型號表、報價單
把 PDF、Excel、網頁全部準備好，放在一個資料夾。
2建庫上傳
開新 Notebook，一次匯入全部
命名「客戶規格報價庫」，等索引完成。
3提問驗證
問「A 型號適用規格與報價」
檢查答案引用是否正確，修掉不該放的來源。
驗證提問範例
「列出 A 型號的所有適用規格、單價、最小訂購量，並標明資料出處。」
4產出文件
請它整成客戶易讀的比較表
再把結果交給 Gemini 潤成正式報價信或型錄文案。
情境 B：會議決策追蹤庫
歷次會議紀錄集中，一問秒查歷史決議
每次開會後把紀錄丟進同一庫，累積半年就是一座決策資料庫。
實戰提問
「過去三個月，關於 XX 專案的所有決議有哪些？按時間排列。」
情境 C：新人上手包
SOP + 規章 + FAQ 整成新人入職指南
把員工手冊、各部門 SOP、公司規章全部上傳，讓新人自己問。
實戰提問
「新進員工請假流程是什麼？需要哪些表單？提前幾天申請？」
實戰心法
  • 蒐集→建庫→驗證→產出
  • 先在 NotebookLM 查準
  • 再交 Gemini 寫美
  • 每個情境都先用 3 題驗證準確度
  • 不準？檢查來源是否完整
⑤ 行政應用場景
會議紀錄庫
歷次會議紀錄集中，隨問結論與待辦
問「上次某案的決議是什麼」，秒查歷史決策，對應最高痛點。
提問範本
「上個月所有會議中，提到需要跟進的待辦事項有哪些？列出負責人和截止日。」
型號規格資料庫
型號與適用規格建庫，篩選成易讀文件
型號建庫後可系統化呈現給客戶。
提問範本
「哪些型號支援 IP67 防水？整理成表格，含價格區間。」
原廠型錄轉文案
原廠資料整成型錄與商品詳情頁素材
先在 NotebookLM 整料，再由 Gemini 生文案。
提問範本
「把這款產品的規格整理成 200 字的商品介紹，語氣要專業但好懂。」
每週報告彙整
把週報素材集中，自動摘要成報告
每週報告與專案進度的整理，省下反覆翻找時間。
提問範本
「根據本週上傳的所有素材，整理成一份週報草稿，含進度、問題、下週計畫。」
合約條款查詢
把合約上傳，隨時問條款細節
不用再逐頁翻找保固條件、付款方式、違約條款。
提問範本
「這份合約的付款條件是什麼？逾期付款的罰則為何？」
教育訓練素材庫
講義、教材、補充資料集中，學員自助問答
課後學員可自行回來問問題，AI 根據教材回答，老師省力。
提問範本
「今天課堂上提到的三種分析方法分別是什麼？各適用什麼場景？」
場景對照
  • 會議→查決議與待辦
  • 規格→建資料庫比對
  • 型錄→轉商品文案
  • 週報→自動摘要彙整
  • 合約→查條款細節
  • 教學→學員自助問答
⑥ 陷阱與界線
✗ 以為它什麼都知道
為什麼NotebookLM 只讀你上傳的來源，沒放的資料它不會知道。
正確做法先把完整資料餵進來，答案才會齊全。
✗ 期待它自動每天推播
為什麼它是被動問答工具，免費版沒有主動排程通知。
正確做法自動化交給 Gemini 的 Gems 或排程，NotebookLM 專責查證。
✗ 一庫塞百份不相干資料
為什麼來源太雜會降低答案精準度，系統會從不相干的文件中拉取片段。
正確做法一主題一庫，用勾選功能限定問答範圍。
✗ 上傳掃描模糊圖檔
為什麼圖片型 PDF 辨識率低，答案會遺漏或錯誤。
正確做法先用 OCR 工具（如 Adobe Acrobat）轉成可搜尋文字的 PDF。
資料安全提醒
上傳前確認公司資料分級與授權
涉及機密或客戶個資的文件，先確認合規再建庫。Google 承諾不使用你的資料訓練模型，但仍需遵守公司政策。
與 Gemini 的分工
查證用 NotebookLM，產出用 Gemini
兩者串接才是完整工作流，也是全班最想學的重點。
牢記界線
  • 沒餵的它不知道
  • 不會自動推播
  • 一庫別塞太雜
  • 掃描檔先 OCR
  • 機密先確認合規
  • 查證歸查證、產出歸產出
⑦ 提示語範本庫　複製即用
摘要類
把長文件快速壓縮成重點
範本 1
「把這份文件整理成 5 條重點摘要，每條不超過 25 字。」
範本 2
「用三句話總結這份報告的核心結論，適合放進簡報。」
範本 3
「這份會議紀錄的決議事項有哪些？列出負責人和期限。」
比對類
跨文件找差異與共通點
範本 1
「比較 A 方案和 B 方案，用表格列出優缺點。」
範本 2
「新版合約跟舊版有哪些修改？列出變動條款和影響。」
範本 3
「這三家供應商的報價差異在哪？幫我做一張比較表。」
查詢類
精準定位特定資訊
範本 1
「關於退貨政策，資料中怎麼規定？列出完整條款和出處。」
範本 2
「我們的產品中，哪些通過 CE 認證？列出型號和認證日期。」
範本 3
「過去半年會議中，XX 議題被討論了幾次？每次的結論是什麼？」
轉化類
把原始資料變成新格式
範本 1
「根據這份 SOP，產生一份新人入職第一週的 checklist。」
範本 2
「把這份技術規格轉寫成客戶看得懂的產品介紹，200 字內。」
範本 3
「整理所有來源中提到的常見問題，生成一份 FAQ 文件。」
提問技巧
  • 問得明確：指定格式（表格/條列/字數）
  • 限定範圍：「根據 XX 文件」或勾選來源
  • 要求出處：加「請標明出自哪份文件」
  • 分段問：複雜問題拆成 2-3 個小問題
  • 追問細節：「上面第 3 點可以展開說明嗎」
⑧ Gemini × NotebookLM 串接工作流
為什麼要串接
NotebookLM 負責查準，Gemini 負責寫美
單用任何一個都有短板：NotebookLM 不擅長創作，Gemini 會亂編。兩者串起來才是完整工作流。
工作流 A：報價信
查規格→整表格→潤文案→寄出
NotebookLM 查規格→整成比較表→Gemini 寫報價信→寄出
Step 1 NotebookLM
「列出 A 型號的規格、單價、交期，整成表格。」
Step 2 Gemini
「根據以下規格表，寫一封專業的報價信給客戶，語氣正式。（貼上表格）」
工作流 B：週報
蒐素材→摘重點→寫報告→美化
上傳素材→NotebookLM 摘要→Gemini 潤稿→完成週報
Step 1 NotebookLM
「根據本週所有上傳資料，列出進度、待解問題、下週重點。」
Step 2 Gemini
「把以下重點整成正式週報格式，加上摘要段落。（貼上摘要）」
工作流 C：教育訓練
整教材→生題庫→做講義→錄語音
上傳教材→NotebookLM 生 FAQ→Gemini 出題→語音摘要
Step 1 NotebookLM
「根據這份教材，列出學員最可能問的 10 個問題和標準答案。」
Step 2 Gemini
「根據以下 FAQ，設計 5 題選擇題作為課後測驗。（貼上 FAQ）」
工作流 D：競品分析
蒐集競品資料→比對差異→產出報告
競品資料建庫→NotebookLM 比對→Gemini 寫分析→簡報素材
Step 1 NotebookLM
「比較我們的產品和 XX 競品在功能、價格、服務上的差異，列出表格。」
Step 2 Gemini
「根據以下比較表，寫一份 500 字的競品分析摘要，強調我們的優勢。（貼上表格）」
串接原則
  • NotebookLM 先查 → 確認正確 → 再交 Gemini
  • 複製 NotebookLM 的結果，貼到 Gemini 作為素材
  • Gemini 產出後，回 NotebookLM 查證有沒有寫錯
  • 查證→產出→查證，循環到滿意為止