一支手機，打造你的 AI 工作大腦

三個轉變情境

客戶信／會議記錄／跨部門溝通

從「等人回覆、手動抄寫、各說各話」變成「AI 先產出草稿」

情境客戶信：AI先擬回覆，你確認送出

情境會議：錄音轉文字＋AI摘要

傳統做法 vs AI 導入後

傳統做法

AI 導入後

客戶詢價信

收到才想怎麼回，常拖到隔天

先出回覆草稿，改語氣即可送出

會議記錄

邊開會邊手抄，會後再整理

錄音轉文字，AI 摘要重點待辦

跨部門溝通

技術／業務語言常對不上

AI 先翻譯成對方聽得懂的話

手機工具地圖

iOS／Android 皆適用

聊天式ChatGPT／Gemini App

語音轉文字App 內建／Gboard 語音輸入

即時通訊LINE AI 小幫手

認識生成式 AI 原理

逐字預測下一個字，不是查資料庫

講得流暢不代表內容正確

STEP 課堂反思

團隊裡最卡關、最耗時的工作是什麼

開場先想一個具體例子

示範

情境示範：跨部門翻譯

技術部門寫給業務的原文

設備規格說明常有專有名詞

AI 改寫成白話版本

業務同仁能懂、能轉告客戶

M1 口訣

▸AI 是預測高手，不是資料庫

▸講得流暢不代表正確

▸結果永遠要覆核

守則

企業情境

制造業：SOP 文件生成

語音輸入設備操作步驟

用手機語音把標準作業口述一遍

AI 整理成 SOP 條列格式

AI 自動排版成標準流程文件

現場主管覆核技術細節

確認無誤後才正式發布使用

企業情境

業務：報價單草稿生成

貼上品項與單價清單

交給 AI 整理成條列報價單

AI 產出報價單草稿

含品項、數量、單價、小計

人工覆核金額後發出

數字類內容一律二次核對

✗把客戶個資、合約金額直接貼進公開版 AI 工具

為什麼錯公開版 AI 可能將對話內容用於訓練或存放於境外伺服器，個資外洩風險高

正確想法機密資料先去識別化，或改用企業版／私有部署工具

✗AI 生成的法規或合約條文照單全收

為什麼錯AI 可能產生看似合理但過時或錯誤的內容，也就是「幻覺」

正確想法法律、稅務等具法律效力的文件，務必請專業人員複核

✗把 AI 草稿直接以主管或公司名義對外發出

為什麼錯AI 不對內容負責，出錯時法律與商譽風險由發出者承擔

正確想法AI 僅供草稿參考，最終文字與決策仍須人工確認

✗用 AI 生成內容做為正式報價／交期承諾且未覆核

為什麼錯AI 可能誤解單位、幣別或數量，造成報價金額錯誤

正確想法對外承諾的數字類內容，一律人工二次核對後才發出

✗全員各自使用不同工具，沒有共同規範

為什麼錯缺乏團隊標準會讓資安風險難以掌控、也難以稽核

正確想法建立團隊 AI 使用規範與共用知識庫（詳見 M4）

企業使用紅線口訣

▸機密不上傳

▸數字要覆核

▸決策不代勞

▸規範要共識

STEP1 盤點高頻任務

客戶信／會議摘要／文案／報價單／行程

先找出每天重複做、最耗時的工作

STEP2 Prompt 撰寫公式

角色＋任務＋情境＋格式

「你是一位＿＿，請幫我＿＿，情境是＿＿，用＿＿格式呈現」

Prompt

STEP3 套用小卡：客戶信回覆

你是一位耐心的客服人員

設定角色

回覆客戶詢價信

任務

語氣專業有禮

情境

含報價區間與聯繫方式

格式

Prompt

小卡：會議記錄摘要

貼上會議逐字稿

手機錄音轉文字後複製

請 AI 整理三個重點結論

結論、待辦、負責人

請 AI 標出追蹤項目

下次會議要覆盤的事項

Prompt

小卡：產品文案發想

設定產品名稱與客群

角色與情境

請 AI 寫 3 個版本文案

每則不超過 100 字

Prompt

小卡：報價單草稿

貼上品項與單價清單

交給 AI 整理

AI 產出條列報價單

含品項、數量、單價、小計

使用提醒

練習時避免使用真實客戶個資

可先用假資料練熟，正式使用時再套用真實情境

STEP4 動手操作

用自己的手機實際操作一次

當場練習，帶著成果離開教室

STEP1 會議記錄 SOP

錄音→轉文字→AI 摘要→分享

摘要包含重點結論與待辦事項負責人

情境

STEP2 跨部門翻譯：生產→業務

貼上技術說明原文

設備維修延誤的技術描述

AI 改寫成白話版本

業務同仁能懂、能轉告客戶

附上預估恢復時間

讓客戶掌握進度

STEP3 報告產出

週報快速生成

本週成果／進行中事項／下週計畫／需協助事項

情境

跨部門翻譯：業務→財務

貼上客戶付款條件討論

文字或會議摘要皆可

AI 整理成財務看得懂的表格

客戶名稱、金額、付款方式、入帳日期

小組演練提示

挑一個你部門最常見的跨部門溝通情境

寫下情境描述與你會用的 Prompt

會議記錄小技巧

錄音前先說一次會議主題與日期

方便 AI 摘要時掌握脈絡

報告產出延伸

月報也能用同樣方式生成

把四週週報貼給 AI，請它整理成月報重點

✗AI 翻譯後的內容沒經原部門確認就轉發給客戶

為什麼錯技術細節簡化後可能失真，造成客戶誤解或糾紛

正確想法轉發客戶前，由原部門快速覆核用詞是否正確

STEP1 盤點

找出每週重複發生 3 次以上的任務情境

這些才最值得標準化

STEP2 制定

把最好用的 Prompt 整理成部門標準範本

標註適用情境與不適用情境

STEP3 建立知識庫

LINE 群組／雲端資料夾建立 Prompt 庫

各部門維護自己領域的範本，每月檢視汰換

STEP4 推廣

種子示範＋痛點切入＋小獎勵機制

用具體成果說服同仁，而非強制規定

團隊 SOP 範本雛型

使用工具

負責人

客戶信回覆

ChatGPT App

客服窗口

會議記錄摘要

Gemini App

各部門主管

STEP5 填寫 SOP 範本

任務名稱／使用工具／標準 Prompt／負責人／更新日期

現場填寫，帶回部門直接使用

STEP6 行動計畫

回去之後，我要做的第一件事

寫下具體任務與時間

M4 口訣

▸盤點、制定、建立、推廣

▸個人用法變團隊制度