需求分析：痛點與期望分布
課程解方：四大實作模組
NotebookLM
知識庫
產品規格
內部制度
學員痛點：「將產品適用型號建立資料庫，快速篩選呈現為客戶易讀文件」「原廠資料整理成型錄文案及EC商品詳情頁」「知識庫散落在對話中，如何統整」「外商母公司商品規格與報價系統整合」
- 建立 NotebookLM 筆記本：開啟 notebooklm.google.com，點選「新增筆記本」。每個知識庫主題（如：產品規格、公司制度、專案文件）建立獨立筆記本，避免混雜。
- 匯入來源文件：點選「來源」面板的 + 號，支援上傳 PDF、Google Docs、Google Slides、網頁連結、複製貼上文字。實作重點：將產品規格書（PDF）、公司 SOP 文件、會議記錄等分批上傳，每個筆記本最多 50 個來源、每個來源 50 萬字。
請針對以下產品規格書，整理出一份「產品型號 vs 適用場景」的對照表，欄位包含：型號、規格摘要、適用產業、建議售價區間。
- 用「筆記」功能萃取結構化知識：在聊天區提問後，將有用的回答「儲存為筆記」。逐步建立結構化索引，形成可反覆查閱的知識卡片。
請從所有來源中，列出常見客戶問題 Top 10，並附上對應的標準回覆建議。
- 分享與協作：點選右上角「分享」，可產生唯讀連結給同事，或邀請協作者共同維護知識庫。部門新人可直接用問答方式查閱制度與規範，不需翻找文件。
課後成果：每位學員完成一個含至少 5 份來源文件的 NotebookLM 知識庫，並能示範「用自然語言查詢公司內部知識」的操作流程。
Gemini
商務信件
文件摘要
會議紀錄
學員痛點：「與客戶會議後精簡重點、整理專案及信件」「整理每週報告」「整理週報、產出會議資料」「希望能更有條理地下達有效指令」
- 商務信件快速生成（Gemini in Gmail）：在 Gmail 中點選「Help me write」，輸入需求描述即可生成信件草稿。
請幫我寫一封跨部門協調信，主旨是請研發部門在本週五前提供 Q3 產品測試報告，語氣專業但友善，提醒這是第二次催件。
- 長篇文件摘要（Gemini 主介面）：將 PDF 或長文貼入 Gemini，使用結構化 Prompt 取得精準摘要。
請以「執行摘要 → 三大重點 → 行動建議」的架構，摘要以下報告。每個重點請附上原文出處段落。字數控制在 300 字以內。
- 會議紀錄整理：將會議逐字稿或錄音轉文字貼入 Gemini，一次產出結構化紀錄。
請將以下會議逐字稿整理為正式會議紀錄，格式包含：會議資訊（日期/出席者）、討論要點、決議事項、待辦清單（含負責人與截止日）。語氣正式。
- Prompt 結構化心法（給想進階的學員）：教授 角色 + 任務 + 格式 + 限制條件 四要素框架，讓每次指令都能穩定產出高品質結果。
課後成果：學員能在 3 分鐘內完成一封得體的商務信件，5 分鐘內將 10 頁報告濃縮為 300 字重點摘要，並產出含待辦追蹤的標準會議紀錄。
Gemini
NotebookLM
工作流
自動化
學員痛點：「如何將兩者搭配建立自動化工作流」「從會議錄影直接生成會議紀錄，自動生成待辦清單」「自動追蹤待辦事項 & 整合專案進度」
- 工作流概念：NotebookLM 是知識倉庫，Gemini 是行動引擎
NotebookLM 負責儲存、索引、查詢企業文件。Gemini 負責根據查詢結果執行產出任務（寫信、做報告、轉格式）。兩者互補而非替代。
- 場景一：產品問答 → 客戶信件
先在 NotebookLM 查詢：「A型號產品的耐溫範圍和認證標準是什麼？」取得精準答案後，複製到 Gemini 下指令：
根據以下產品規格資訊，請幫我撰寫一封回覆客戶詢價信，說明 A型號適用於其需求場景，語氣專業，附上規格對照表。
【貼上 NotebookLM 查詢結果】
- 場景二：會議錄音 → 紀錄 → 知識沉澱
用 Google Meet 錄影或手機錄音 → 上傳至 Gemini 轉為逐字稿 → Gemini 整理為結構化會議紀錄 → 將紀錄上傳至 NotebookLM 作為專案知識來源，後續可查詢「上次跟 A 客戶談了什麼條件？」
- 場景三：週報自動化
將本週完成的郵件、會議紀錄、專案文件上傳至 NotebookLM → 提問「本週主要完成事項與未解決問題」→ 複製結果至 Gemini，下指令：
請將以下內容整理為週報格式，包含：本週完成事項（bullet list）、進行中項目及進度百分比、下週計畫、需主管協助事項。語氣簡潔專業。
- 場景四：跨部門資料彙整
各部門報告上傳至同一 NotebookLM 筆記本 → 提問「各部門本月 KPI 達成率比較」→ 取得彙整數據 → 丟進 Gemini 產出簡報大綱或主管匯報用的摘要。
課後成果：學員能完整演練「查詢知識庫 → 生成產出物」的雙工具串接流程，並建立至少一套適用於自己工作的標準化工作流。
Gemini Gems
型錄文案
Google Apps Script
工具選擇
- 用 Gemini Gems 建立「專屬 AI 助手」
針對重複性任務（如：每週產出週報、固定格式客戶回信），在 Gemini 中建立 Gem：預設角色、語氣、輸出格式。之後只需貼上素材，一鍵產出。
你是一位專業行政助理，擅長將散落的工作紀錄整理為結構化週報。每次我提供本週事項，你就依照以下格式輸出：完成事項 / 進行中 / 待決議 / 下週計畫。
- NotebookLM 產出型錄文案
將原廠規格書上傳 NotebookLM → 提問「請用行銷語氣改寫以下產品特色」→ 取得初稿 → 貼入 Gemini 進一步潤稿並調整為 EC 商品詳情頁格式（含標題、賣點、規格表、注意事項）。
- 「主動通知」的替代方案
Gemini 免費版目前不支援主動推播。替代方案：
方法 A：使用 Google Apps Script 設定每日定時觸發，自動用 Gemini API 抓取指定主題新聞，寄送摘要到 Gmail。
方法 B：使用 Google Alerts（alerts.google.com）設定關鍵字，系統會自動寄送相關新聞到信箱。
方法 C：用 Gemini 進階版的 Gems 建立每日 briefing 流程，每天開啟時自動執行預設指令。
- AI 工具選擇指南
提供三大工具的分工定位：
Gemini：Google 生態系整合最強，適合 Gmail/Docs/Sheets/Meet 場景、即時資訊查詢。
ChatGPT：泛用性最廣，適合創意文案、程式碼協作、GPT Store 客製應用。
Claude：長文理解與精準度最高，適合大量文件分析、嚴謹的商業寫作、程式開發。
原則：不需要只用一個工具，根據任務特性選擇最適合的。
學員提問回應
Gemini 免費版是否有免費推播功能？例如每天自動更新國際情勢？
目前 Gemini 免費版不支援主動推播。可用 Google Alerts 設定關鍵字自動寄信到 Gmail，或用 Google Apps Script 排程每日自動執行 Gemini 查詢並寄送結果。課程中會示範 Google Alerts 的設定方式。
NotebookLM 能否結合 SQL 資料庫做在地查詢？
NotebookLM 目前不直接連接 SQL 資料庫。替代做法：將 SQL 查詢結果匯出為 CSV/PDF 後上傳至 NotebookLM 作為來源。若需即時連動，建議使用 Google Sheets 作為中介（Sheets 可連接外部資料庫），再將 Sheets 連結至 NotebookLM。
如何建立自動化流程，主動通知使用者？
可搭配 Google Apps Script 設定觸發條件（如每天早上 9 點），自動執行預設的 Gemini 查詢並透過 Gmail 發送結果。進階方案可串接 Google Calendar API，將待辦事項自動寫入行事曆並設定提醒。
Gemini、Claude、ChatGPT 該如何選擇？
依任務性質選工具。需要跟 Google 服務深度整合（信件、文件、試算表）用 Gemini。需要處理超長文件或要求精準分析用 Claude。需要創意發想、圖片生成、或使用 GPT Store 的客製 GPTs 用 ChatGPT。三者可並行使用，不需要二選一。
如何更有條理地對 AI 下達有效指令？
掌握四要素框架：「角色（你是誰）+ 任務（做什麼）+ 格式（怎麼呈現）+ 限制（注意什麼）」。例如：「你是一位資深行政助理（角色），請將以下會議逐字稿整理為正式紀錄（任務），格式為表格含決議與待辦（格式），語氣正式、字數 500 字以內（限制）」。課程中會帶大家用自己的實際工作場景演練。