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課程學員專屬教材

AI 數位助理 Gemini x NotebookLM 提升行政效率
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AI 數位助理 Gemini x NotebookLM 實戰講義（擴充版）
課程 學員操作講義

AI 數位助理

Gemini x NotebookLM 提升行政效率
2025 / 7 / 15（三）09:30 - 16:30 　|　 六小時
主辦：人工智慧協會 　|　 講師：魏美棻
姓名：＿＿＿＿＿＿＿＿ 　 公司：＿＿＿＿＿＿＿＿
怎麼用這份講義
  • 每個單元都附「步驟」與「可直接複製的 Prompt 範例」，跟著做就能上手。
  • 灰底綠框是操作步驟與範例，米色框是務實提醒與界線。
  • 橘色框是學員痛點場景與對應解法，紫框是雙工具串接指令。
  • 最後有三張「實作學習單」與「課後行動清單」，用你自己的工作填進去。

單元一 　AI 數位助理的工作新模式

從個人問答到企業整合，建立 AI 行政工作流的全局觀
學習目標
  • 理解從「單點問答」到「工作流」的差別
  • 分清 Gemini 與 NotebookLM 的分工，知道什麼工作交給誰
  • 認識企業級 AI 導入的「由上而下建規則、由下而上找應用」雙向思維
工具分工：一句話記住
核心觀念 Gemini ＝ 生成引擎，幫你「產出」：寫、改、發想。知識來自全網與模型訓練，可能需要查證。
NotebookLM ＝ 私有資料大腦，幫你「查證」：查、整、摘要。只讀你上傳的資料，答案貼源、不亂編。

串起來：資料進 NotebookLM 查準，加工交 Gemini 寫美。
企業整合思維：上下雙向導入

AI 工具不只是「個人變快」。當整個部門甚至公司一起用，效果才會從加法變乘法。關鍵是同時建立兩個方向的流程：

▼ 由上而下：建立規則

知識架構設計

規劃「要建哪些知識庫」，統一命名規則（如：部門-主題-年份），決定哪些文件必須入庫

Prompt 範本庫

主管制定標準 Prompt 模板（週報格式、信件語氣、摘要結構），確保團隊產出品質一致

品質與資安規範

定義哪些資料可上傳雲端、AI 產出的審核流程、機密文件的處理原則
↓ ↓ ↓

NotebookLM 企業知識骨幹

各部門依架構建立知識庫，新進人員直接查詢學習，團隊知識不再只在某個人的腦中

Gemini Gems 標準化產出

將 Prompt 範本封裝為 Gem，團隊成員只需丟素材進去，一鍵產出符合公司規格的文件
↑ ↑ ↑
▲ 由下而上：發現應用

個人痛點驅動

每位同仁從自己最耗時的任務開始用（信件、週報、會議紀錄），累積使用經驗

回報有效做法

發現好用的 Prompt 和工作流，回報給主管或 IT，納入團隊範本庫，形成正向循環

跨部門擴散

一個部門的成功經驗，透過知識庫分享機制，自然擴散到其他部門
今天的課就是在走這兩條路 上午：由下而上，從你個人的痛點開始，學會用 Gemini 和 NotebookLM 解決眼前的工作。
下午：由上而下，學會設計知識架構、建立標準範本，把個人技能擴展為團隊能力。
全天兩條主線
  • 主線 1：會議紀錄 → 待辦追蹤 → 知識沉澱
  • 主線 2：專屬知識庫 → 隨問隨答 → 跨部門應用
你們的痛點，我們今天解 本班 37 位學員最耗時的工作前三名：會議紀錄整理（14 人）、例行信件撰寫（10 人）、文件報表摘要與知識庫維護（各 10 人）。70% 同學最想學會雙工具串接。今天每個單元都直接對應這些痛點。
延伸閱讀：課前暖身
1
AI 工具一直在變，但你的工作整理邏輯不該每週重寫 學工具之前先讀這篇。重點不是記功能，而是建立「邏輯導向」的判斷框架，工具再怎麼更新都不怕。 meifen-mentor.com/blog/ai-tools-keep-changing-logic-stays
2
一人工作者 vs 職場工作者：你需要的不是同一套工作流 對應「企業整合思維」。搞清楚你的卡點是工具問題還是系統問題，才能選對解法。 meifen-mentor.com/blog/solo-vs-corporate-workflow-design-thinking

單元二 　Gemini 智能辦公核心與內容生成

從 Prompt 心法到信件、摘要、會議紀錄的一鍵產出
學習目標
  • 用四要素寫出穩定好用的 Prompt
  • 能一鍵生成商務信件、長文摘要與會議紀錄草稿
  • 能根據不同場景調整 Prompt，產出品質穩定可預期
認識 Gemini：模型與內建工具
Gemini 是什麼 Gemini 是 Google 的生成式 AI 模型家族，整合在 Google 生態系中。你可以透過網頁版（gemini.google.com）、手機 App、或 Google Workspace 直接使用。
模型版本 選對模型，效率差很多
模型特色適合場景取得方式
Gemini 2.5 Flash速度快、免費額度高日常信件、快速摘要、翻譯、問答免費版預設
Gemini 2.5 Pro推理能力最強、支援超長上下文複雜分析、長文件處理、程式碼、多步驟任務Google One AI Premium
免費版 vs 付費版 免費版使用 Flash 模型，已能應付大部分行政工作。付費版（Google One AI Premium，月費約 NT$650）可用 Pro 模型、Deep Research、更大上傳容量，並在 Gmail/Docs/Sheets 中直接呼叫 Gemini。建議先用免費版上手，確認需求後再評估升級。
內建工具 Gemini 不只是聊天，它自帶一整套工具
工具功能行政工作應用
Canvas（畫布）在對話旁開啟獨立編輯區，可即時修改文件寫信、改報告時直接在畫布上編輯，不用來回複製貼上
Google 搜尋即時搜尋網路資料，附來源連結查最新法規、產業新聞、競品價格，回答附出處
Deep Research自動多輪搜尋、彙整成完整報告市場調查、供應商比較、政策研究（付費版）
圖片生成用文字描述生成圖片簡報插圖、社群貼文配圖、流程示意圖
檔案上傳支援 PDF、圖片、音檔、影片上傳會議錄音轉文字、掃描文件辨識、影片摘要
Google Workspace 整合 在你熟悉的工具裡直接用 AI
整合位置能做什麼
Gmail「幫我寫」草稿、摘要長信件串、建議回覆
Google Docs「幫我寫」段落、改寫語氣、摘要全文
Google Sheets自動建表格、寫公式、資料分類整理
Google Slides「幫我建立」簡報、生成圖片、摘要筆記轉投影片
Google Meet即時字幕、會議摘要、自動產出會議紀錄
今天的重點 今天課堂主要使用網頁版 Gemini（gemini.google.com），學會核心操作後，同樣的 Prompt 技巧可以直接搬到 Gmail、Docs 等 Workspace 工具中使用。
方法：高效 Prompt 的四要素
要素說明範例
1. 角色要它扮演誰，決定語氣與專業度你是資深行政秘書 / 你是產品經理
2. 任務要它做什麼，用動詞開頭幫我回覆這封客訴信 / 整理為週報
3. 脈絡給它背景，把原信、立場、限制貼上這是第二次催件，原定截止日為上週五
4. 格式要什麼輸出樣式條列三點、語氣客氣、附下一步行動
不是每次都要寫滿四個 簡單任務（翻譯一句話）只需「任務」。中等任務（寫信）需要「任務 + 脈絡 + 格式」。重要產出（給客戶的正式報告）才需完整四要素。原則：指令越明確，AI 產出越穩定。
實作 A：一鍵生成得體的商務信件
對應痛點 「例行性信件撰寫與回覆」是本班第二大痛點（10 人）。學員需要跨部門催件、客戶回覆、會議 follow-up 等多種信件，每封都要拿捏語氣。
  1. 設定角色與情境：告訴 Gemini 你的身份和這封信的背景。
  2. 貼上原始資料：來信全文、交期資訊、公司立場、任何相關限制。
  3. 指定語氣與格式：專業/友善/堅定、條列/段落、中文/英文、字數。
  4. 生成後檢查數字與用詞：AI 可能會編造數字或用詞不精確，務必人工審閱。
  5. 二次微調：直接說「語氣再委婉一點」「第二段加上交期說明」，Gemini 會修改。
可複製 Prompt 範例：客戶回覆信 你是我的業務助理。以下是客戶來信與我方交期資訊（貼在下方）。
請幫我寫一封回覆信：語氣客氣專業、條列三個重點、說明可行交期、最後附上一句下一步行動。

《貼上來信與交期》
進階場景：跨部門催件（第二次） 你是行政部門主管。請撰寫一封催件信，收件人是研發部 [負責人姓名]。
背景：我們在 [日期] 已發過第一次催件，請對方在 [截止日] 前提供 [文件名稱]。
要求：語氣專業友善但明確表達急迫性，說明此份文件延遲會影響哪些後續流程，字數 150-200 字，含結尾敬語。
進階場景：會議 follow-up 信 根據以下會議決議，撰寫一封 follow-up 信件給 [客戶/部門]：
- 逐項確認待辦事項與負責人
- 標註各項預計完成日
- 語氣積極負責，結尾提議下次會議時間

《貼上會議決議內容》
實作 B：長文件與報表的重點摘要
對應痛點 「大量文件或報表的閱讀與重點摘要」有 10 位學員提到。具體情境包括：供應商報價比較、原廠技術文件閱讀、跨部門月報彙整。
  1. 貼上或上傳長文件：Gemini 支援直接上傳 PDF、圖片、音檔。
  2. 指定摘要視角：給誰看（主管/客戶/自己）、要幾點、關注什麼面向。
  3. 要求結構化輸出：重點 + 負責人 + 期限，不要散文式回答。
  4. 請它改寫成郵件或週報段落：摘要完成後，可以直接說「把這三點改寫成週報的本週完成事項」。
可複製 Prompt 範例：三層結構摘要 請閱讀以下文件，整理成給主管看的三層摘要：
1. 執行摘要（50 字，一句話核心結論）
2. 三大重點（每點一句話，附原文出處段落）
3. 需要跟進的待辦事項（含負責人與期限，用表格呈現）

《貼上長文件或報表》
進階場景：多供應商比價分析 以下是 [N] 份供應商報價單。請製作比較表格，欄位包含：供應商名稱、品項、單價、交期、付款條件、保固條款。
標註各品項最低價，最後附上推薦排序與理由。

《貼上所有報價內容》
實作 C：從筆記到結構化會議紀錄
對應痛點 「會議紀錄整理與待辦追蹤」是全班第一大痛點（14 人）。學員期望：「與客戶會議後能精簡重點」「從會議錄影直接生成中英文紀錄」「自動生成待辦清單到提醒系統」。
  1. 取得會議素材：逐字稿、手寫筆記、或直接上傳錄音檔（Gemini 支援音訊辨識）。
  2. 生成結構化紀錄：指定格式為「會議主題、決議事項、待辦清單」三段式。
  3. 抽出待辦清單：獨立產出含「項目／負責人／期限」的表格，方便後續追蹤。
  4. 轉為客戶版本：請 Gemini 改寫為可直接寄給客戶的 email 版本。
  5. 交棒單元四：把待辦串到追蹤與通知流程，紀錄回存 NotebookLM 沉澱知識。
可複製 Prompt 範例：標準會議紀錄 以下是會議逐字稿。請整理成會議紀錄，分三段：會議主題、決議事項、待辦清單；
待辦請用表格列出「項目／負責人／期限」。語氣正式，用第三人稱。

《貼上逐字稿》
進階：會議紀錄轉客戶信件 請根據上面的會議紀錄，撰寫一封給客戶的 follow-up 信件：
- 用「感謝您撥冗參加」開頭
- 逐項列出雙方確認的決議
- 附上我方待辦事項與預計完成日
- 語氣專業積極，結尾確認下次會議時間
- 產出中文版和英文版各一
進階：從待辦清單產出追蹤表 請將以下待辦清單轉為追蹤管理表，格式為表格，欄位：編號 / 待辦事項 / 負責人 / 截止日 / 優先順序（高/中/低）/ 狀態（未開始）。
按截止日排序，截止日在本週的標註「急」。
錄音轉文字的實務選擇 Google Meet：內建字幕轉錄功能（需 Workspace 進階版）。Gemini：直接上傳 .mp3/.m4a 音檔，自動語音辨識轉文字。手機：iOS 語音備忘錄 / Android 錄音機，錄完上傳即可。提醒：錄音前請確認所有與會者同意錄音。
進階：企業識別、格式統一與簡報風格控制
常見困擾 「每次用 AI 生成的文件，LOGO 位置不一樣、格式跑掉、簡報風格每次都不同。」如何讓 AI 產出維持一致的企業識別與格式？

場景 1：企業識別（CIS）固定格式

當公司有固定的 LOGO、色彩、版面配置，需要每次產出的文件都放在同樣的位置。

關鍵做法：建立「格式範本指令」 把企業識別的規格寫進 Prompt 或 Gem 中，讓 AI 每次都照同樣的規則產出。不需要每次重新描述，存成 Gem 就是你的品牌範本。
可複製 Prompt：企業識別範本 你是我的文件助理。所有產出的文件請遵守以下企業識別規範：
1. 文件開頭：左上角放公司名稱「○○股份有限公司」，右上角標註文件日期
2. 頁首：使用公司標準色（深藍 #003366）橫線分隔
3. 字型：標題使用粗體、正文使用標準字級
4. 頁尾：置中顯示「機密文件，未經授權禁止複製」與頁碼
5. 所有表格使用公司標準色作為表頭底色

請依此格式撰寫以下文件：《貼上內容》
務實提醒 Gemini 生成的是文字內容與結構，不能直接嵌入圖片 LOGO。最佳做法：用 Gemini 產出符合規範的文字內容，再貼入已設好 LOGO 的 Google Docs / Word / PowerPoint 範本。Gem 負責「內容格式一致」，公司範本負責「視覺識別一致」，兩者搭配效果最好。

Gem 食譜：公司文件格式守門員

你是○○公司的文件格式審核助理。所有產出必須遵守：標題用粗體加公司色、段落用條列式、表格表頭使用深藍底白字、頁尾標註機密等級、總字數控制在 500 字以內。產出格式為可直接貼入 Google Docs 的結構化文字。
使用方式：建立一次，之後每次丟素材進去，產出格式自動統一

場景 2：繁雜資料轉換為固定格式

資料來自不同來源（Email、Excel、手寫筆記、截圖），格式各異，需要統一整理。

關鍵做法：先定義「目標格式」，再餵入原始資料 不要直接說「幫我整理」。先告訴 AI 你要什麼格式，再把亂七八糟的資料丟給它。格式定義越精確，產出越一致。
可複製 Prompt：資料格式統一 我有一批來自不同來源的資料，格式不統一。請全部轉換為以下固定格式的表格：

欄位：日期（YYYY/MM/DD）| 客戶名稱 | 產品型號 | 數量 | 單價 | 備註

規則：
- 日期一律轉為西元年/月/日格式
- 客戶名稱統一用全名，不要縮寫
- 缺少的欄位填「待確認」
- 重複的資料只保留最新一筆

以下是原始資料：《貼上資料》
進階：多輪整理法 如果資料量太大或格式差異太大，分兩輪處理：
第一輪：「請先辨識這些資料中包含哪些欄位，列出你找到的所有欄位名稱」
第二輪：「好，請用以下欄位重新整理：《你確認的欄位》，輸出為表格」

場景 3：簡報背景風格一致

當簡報的視覺風格已經確認，如何確保每次用 AI 生成新頁面時，風格統一不跑掉？

關鍵做法：用「風格說明書」鎖定視覺規範 把已確認的簡報風格寫成一份文字規格，存在 Gem 或每次 Prompt 開頭引用。AI 會依照你的規格描述來生成內容與排版建議。
可複製 Prompt：簡報風格鎖定 你是我的簡報設計助理。我的簡報風格規範如下，所有產出的簡報內容請嚴格遵守：

■ 背景：深藍漸層（左 #001a33 → 右 #003366）
■ 標題：白色粗體，置中，字級 28pt
■ 副標：淺灰色 #cccccc，字級 18pt
■ 正文：白色，字級 16pt，行距 1.5
■ 重點強調：使用亮橘色 #ff8c00
■ 每頁內容不超過 5 個重點
■ 圖表使用公司色系：深藍、淺藍、灰、橘

請依此風格產出以下主題的簡報內容：《主題》

Gem 食譜：品牌簡報助手

你是○○公司的簡報製作助理。所有簡報遵守品牌規範：深藍漸層背景、白色標題粗體置中、每頁最多 5 點、強調用亮橘色、圖表用公司四色（深藍/淺藍/灰/橘）。產出格式為每頁的標題 + 內容要點，可直接貼入 Google Slides。
使用方式：丟入簡報主題或大綱，自動產出符合品牌風格的簡報文字
Gemini + Google Slides 的搭配策略 Step 1：在 Google Slides 中建立一份「品牌母版」，設定好背景、配色、字型、LOGO 位置。
Step 2：用 Gemini（或 Gem）產出每頁的文字內容與排版建議。
Step 3：把 Gemini 產出的內容貼入母版的投影片中。
結果：視覺風格由母版控制，內容由 AI 生成，兩者各司其職，每次都一致。

課堂實作

  1. 用 Prompt 四要素框架，撰寫一封你日常工作中最常寫的信件類型
  2. 上傳一份近期工作文件至 Gemini，用三層結構摘要法產出摘要
  3. 用講師提供的會議錄音範例，產出標準化會議紀錄，並轉為客戶信件版本
  4. 建立一個包含你公司格式規範的 Gem，測試產出是否一致
延伸閱讀：Prompt 進階與會議整理
3
Gemini 新手地圖：三個提問口訣，先看懂職場應用全景 會議摘要「先分類再排序再轉格式」、郵件「先講對誰說想達成什麼」、資料分析「先講用途再給資料」。三個口訣搭配課堂的四要素框架，提問功力再升級。 meifen-mentor.com/blog/gemini-beginner-prompting-map
4
別再用條列式筆記硬撐：上班族的心智圖實戰指南 會議記錄不是只有逐字稿轉條列。這篇教你用心智圖整理會議、規劃專案、準備簡報，和 AI 工具互補使用。 meifen-mentor.com/blog/mind-mapping-workplace-playbook

單元三 　NotebookLM：企業專屬知識庫與資料整合

從個人知識庫到部門級知識骨幹的設計與建置
學習目標
  • 理解 NotebookLM 三大特性：有來源、可溯源、能整合
  • 能建立自己的知識庫並用它查找、摘要與整理資料
  • 掌握知識庫架構設計原則，為部門級應用打好基礎
認識：三大核心特性
  • 有來源：只根據你上傳的資料回答，不憑空亂編。
  • 可溯源：每個答案都能點回原文出處，一秒查證。
  • 能整合：跨多份文件一起問，統整散落的資料。
步驟：建立你的第一個知識庫
  1. 開新 Notebook：以任務命名，例：客戶規格報價庫。
  2. 加入來源：上傳文件、PDF、簡報，或貼上網址，一次可多筆。
  3. 等待索引完成：系統自動讀完並建立索引（通常 1-3 分鐘）。
  4. 開始提問：用白話問，答案會跨檔整合並標出處。
來源類型操作方式適用場景
Google Docs直接從雲端硬碟選取公司 SOP、制度辦法、內部公告
Google Slides直接從雲端硬碟選取教育訓練簡報、產品介紹
PDF 上傳從電腦上傳檔案原廠規格書、合約、研究報告
網頁連結貼上 URL線上技術文件、法規條文
複製貼上直接貼入文字內容會議紀錄、email 往來、筆記
YouTube貼上 YouTube URL培訓影片、產品 Demo、研討會
容量與限制 每個筆記本最多 50 個來源，每個來源最多 50 萬字（約 200 頁 A4）。一個主題一個庫，別把所有資料塞在一起；來源愈相關、愈齊全，答案愈準。
核心能力概覽
  • 隨問隨答 + 溯源：規格、條款、流程隨問隨得，附引用可查證。
  • 工作室一鍵產出：九種格式（語音概覽、簡報、影片摘要、心智圖、報告、學習卡、測驗、資訊圖表、資料表），下方有完整說明。
  • 筆記整理：將有價值的回答存為筆記，可匯出為 Google Docs，也可回頭當作來源使用。
  • 跨文件整合：同時勾選多份來源，一次問答就能跨檔比對與統整。
在 NotebookLM 中下指令的基本原則
NotebookLM ≠ Gemini，提問邏輯不同 Gemini 是「開放式生成」，你給角色和任務，它從全網知識回答。NotebookLM 是「封閉式查詢」，它只根據你上傳的來源回答。所以在 NotebookLM 中下指令，重點不是「角色設定」，而是「問對問題」和「選對來源」。
原則說明正確示範常見錯誤
1. 先選來源，再提問 勾選與問題相關的來源，縮小範圍可提升答案精準度 勾選「產品規格書A」和「報價單」，問「A 產品的價格與規格？」 50 個來源全勾，問一個很細的問題，答案可能混雜不相關資訊
2. 問具體問題，不問模糊問題 越具體，AI 越能從來源中精準找到對應段落 「特休假未休完可以折算工資嗎？依據哪一條？」 「跟我說一下特休假的事」
3. 指定輸出格式 告訴它你要表格、條列、比較、還是摘要 「用表格比較 A 和 B 供應商的報價，欄位：品項/單價/交期/付款條件」 「比較一下 A 和 B」
4. 要求標註出處 NotebookLM 會自動標註引用，但你可以要求更明確 「請標註每個答案來自哪份文件的第幾頁」 不看引用標記，直接信任答案
5. 分步驟問，不要一次問太多 複雜問題拆成幾個小問題，每步確認再進下一步 先問「有哪些產品型號？」→ 再問「其中適用食品業的有哪些？」 一次問「列出所有適用食品業的型號規格價格認證交期」
6. 善用筆記作為新來源 把好的回答存為筆記，再勾選筆記當作來源，逐步精煉 第一輪查完存筆記 → 勾選筆記 + 新文件 → 做更深入的交叉分析 每次都從頭問，不累積整理結果
高品質提問的三步結構 Step 1 定範圍：「根據《文件名稱》」或勾選特定來源
Step 2 問具體：「請列出 / 請比較 / 請摘要 / 請找出...」
Step 3 定格式：「用表格 / 條列 / 300 字以內 / 附出處」
範例：完整的 NotebookLM 提問 根據「員工手冊 2025 版」和「差旅管理辦法」，請比較國內出差和國外出差的報帳流程差異，用表格呈現，欄位包含：申請方式、需要檢附的單據、核准層級、請款期限。每項附上條文出處。
NotebookLM 不擅長的事 不要問來源裡沒有的事：它不會上網搜尋，問了只會說「找不到相關資訊」。
不要叫它「創作」：它是查詢工具，不是生成工具。需要創作請用 Gemini。
不要期待它理解圖片中的文字：PDF 中的圖表如果是圖片格式，它可能無法讀取。
介面導覽：NotebookLM 工作區
工作區三大區域 NotebookLM 的介面分為三個主要區域，各有不同用途：
區域位置功能
來源面板左側管理所有上傳的文件、連結、文字。點選單一來源可針對該文件提問；勾選多個來源可跨文件整合查詢。
對話區中央用自然語言提問，AI 根據你的來源回答，每段答案附引用標記，點擊可跳回原文。
筆記區右側儲存有價值的回答、手動新增筆記、整理重點。筆記可匯出為 Google Docs。
工作區產出內容：一鍵生成九種文件

NotebookLM 的「工作室」不只能問答，它內建九種「一鍵產出」功能，直接從你的來源資料生成結構化內容：

產出類型說明行政工作應用
語音概覽將資料轉為雙人對談式 Podcast 音檔，用聽的掌握內容通勤時聽專案進度、用聽的複習會議資料、分享給不愛讀文件的同事
簡報將所有來源濃縮為一份結構化簡報文件，涵蓋重點與關鍵發現快速產出會議前的背景資料、專案狀態總覽、給主管的重點簡報
影片摘要針對影片來源自動生成摘要與重點時間標記培訓影片重點擷取、研討會回顧、產品 Demo 摘要
心智圖自動將來源內容轉為視覺化心智圖，呈現概念關聯腦力激盪、專案架構釐清、報告大綱規劃
報告從來源資料彙整出完整的分析報告，含摘要、重點與結論市場分析報告、專案進度報告、調研彙整
學習卡將關鍵知識點轉為正反面學習卡片，方便記憶與複習新人入職重點速記、產品規格記憶卡、制度要點複習
測驗根據來源資料自動產出測驗題目與答案教育訓練後測、新人入職考核、知識庫理解度檢測
資訊圖表將資料以視覺化圖表方式呈現，易於理解與分享數據視覺化、流程圖示、比較圖表
資料表從來源中擷取結構化資料，整理成表格格式規格比較表、供應商清單、功能對照表
操作方式 開啟筆記本後，畫面上方或右側會出現「筆記本指南」區域，點選對應的產出類型即可一鍵生成。生成後的內容會自動存為筆記，可進一步編輯或匯出。
實用組合技：一鍵產出 + 手動追問 Step 1：先用「常見問題集」一鍵生成 FAQ 初稿
Step 2：在對話區追問「還有哪些新人最常搞混的流程？請補充 5 題」
Step 3：把補充內容加入筆記，合併匯出為完整 FAQ 文件
實用組合技：語音概覽 + 自訂重點 Step 1：先在對話區輸入「請聚焦在客戶最在意的三個規格差異」
Step 2：再生成語音概覽，AI 會根據你的引導調整對話重點
Step 3：把音檔分享給業務團隊，通勤時就能掌握產品差異
筆記的進階用法 筆記不只是「存答案」。你可以在筆記中寫下指示（如「以下是本季重點客戶清單」），再勾選該筆記作為「來源」，讓後續問答以你整理過的資訊為基礎，層層精煉。
由上而下：企業知識庫架構設計

如果只有一個人在用 NotebookLM，效果有限。當整個部門建立起知識庫架構，效果才會倍增。以下是設計原則：

原則 1 按任務分庫，不按部門分庫
知識庫名稱來源內容誰會用
產品規格庫原廠規格書、型號表、認證文件、測試報告業務、客服、產品經理
客戶溝通庫重要會議紀錄、合約條款、客訴處理紀錄業務、主管、法務
公司制度庫員工手冊、請假辦法、出差規定、資安政策全公司（尤其新人）
專案檔案庫專案計畫書、進度報告、變更紀錄PM、相關部門
競品情報庫競品分析報告、產業新聞摘要、展覽資訊業務、行銷、策略
原則 2 統一命名規則

建議格式：部門-主題-年份（如「業務-產品規格-2025」「PM-A 客戶專案-2025Q3」）。團隊成員一看就知道要查什麼庫。

原則 3 定期維護更新

指定每個知識庫的負責人，每月檢查來源是否過時、補充新文件。過時的來源會導致錯誤答案。

實戰場景：從學員痛點出發
場景 A：產品規格資料庫 痛點：「將產品適用型號建立資料庫，快速篩選呈現為客戶易讀文件」「外商母公司商品規格與報價系統整合」
  1. 蒐集來源：彙整原廠規格書、型號對照表、報價單、認證文件，放在一個資料夾。
  2. 建庫上傳：開新 Notebook，命名「業務-產品規格-2025」，一次匯入全部，等索引完成。
  3. 提問驗證：問「A 型號適用規格與報價」，檢查引用是否正確。
  4. 產出文件：請它整成比較表，再交 Gemini 潤成報價信或型錄文案。
NotebookLM 查詢範例 請列出所有適用於食品產業的產品型號，以表格呈現：型號 / 核心規格 / 認證標準 / 適用溫度範圍 / 建議售價區間。
NotebookLM 查詢範例 請比對 A 供應商和 B 供應商的報價，列出價差超過 10% 的品項，並標註哪家較優惠。附上資料來源。
場景 B：公司制度與新人 Onboarding 痛點：「知識庫散落在對話中，如何統整」「新人到職要花很多時間才能上手」
  1. 匯入制度文件：員工手冊、請假辦法、報帳流程、資安規定等。
  2. 產出 FAQ：點選「筆記指南」，自動生成常見問題集。
  3. 分享給新人：設定唯讀權限，新人直接用問答方式查詢。
  4. 持續維護：制度更新時，替換來源文件，知識庫自動更新。
NotebookLM 查詢範例 根據員工手冊，請說明特休假的計算方式：到職多久有幾天、未休完是否可遞延、申請流程為何。附上條文出處。
場景 C：型錄文案與 EC 商品頁 痛點：「可以幫我整理原廠資料，整合文件做成型錄文案及 EC 商品詳情頁」
  1. 上傳原廠資料：規格書、產品圖說明、測試報告。
  2. 提問萃取賣點：「這個產品的三大獨特賣點是什麼？競品沒有的優勢？」
  3. 交棒 Gemini：複製結果，請 Gemini 改寫為 EC 商品詳情頁格式。
由下而上的回饋循環 當你在使用知識庫時，發現「某份文件經常被問到但庫裡沒有」或「某個 Prompt 問法特別好用」，記下來回報給團隊。這就是由下而上讓知識庫和範本愈來愈好的方式。

課堂實作

  1. 建立一個以你工作為主題的 NotebookLM 筆記本，上傳至少 3 份文件
  2. 用自然語言提出 3 個問題，測試 AI 回答品質，檢查溯源是否正確
  3. 將最有價值的回答儲存為筆記
  4. 思考：這個知識庫如果分享給同事，他們最可能問什麼？（寫在學習單上）
延伸閱讀：知識庫實戰案例與操作攻略
7
NotebookLM 完整攻略：工作室九種一鍵產出 + 下指令六大原則 工作室九種產出功能完整解說（語音概覽、簡報、心智圖、報告、學習卡、測驗等），加上下指令的六大原則與三步提問結構。課後複習首選。 meifen-mentor.com/blog/notebooklm-studio-outputs-prompting-principles
5
用 NotebookLM 建資料庫、讓 Gemini 動手做事：兩套 Google AI 串接的實戰工作流 完整實戰案例：傳產業務主管把前輩留下的十年檔案建成 NotebookLM 知識庫，拜訪客戶前快速查詢有依據的決策資訊。這就是你在課堂上學到的流程，看看別人怎麼用在真實工作中。 meifen-mentor.com/blog/notebooklm-gemini-integration-workflow

單元四 　Gemini x NotebookLM 整合應用

雙工具串接工作流、Gems 標準化產出、與自動化的邊界
學習目標
  • 把兩個工具串成可重複的工作流
  • 用 Gems 將常用 Prompt 封裝為「一鍵助手」
  • 分清自動化的能與不能，避免期待落差
  • 掌握 AI 工具選擇的判斷框架
整合心法
核心觀念 NotebookLM（供料 + 知識）→ Gemini（加工 + 產出）→ 成品（信件 / 報告 / 型錄）
先把資料弄準，再把文字寫好，這就是全班最想學的工作流。
旗艦流程 A：會議全流程自動化
錄音→ Gemini 轉逐字稿→ Gemini 整理紀錄→ Gemini 產出客戶信→ 回存 NotebookLM→ 知識沉澱
  1. 會議錄音 / 逐字稿：把會議錄音轉成文字，作為來源。
  2. Gemini 生成結構化紀錄：含會議主題、決議事項、待辦清單。
  3. Gemini 潤成客戶信：改寫成中英文郵件，可直接寄出。
  4. 整理待辦與追蹤：抽出待辦清單，指派負責人與期限。
  5. 回存 NotebookLM：會議紀錄上傳至專案知識庫，日後隨時可查「上次跟 A 客戶談了什麼條件？」
串接指令：NotebookLM 查詢 → Gemini 產出 Step 1（NotebookLM）：請找出上次與 [客戶名] 會議中討論的所有待辦事項與承諾條件。

Step 2（Gemini）：根據以下會議決議，撰寫一封 follow-up 信件給客戶。逐項確認待辦進度、附上我方預計完成日、語氣積極負責。產出中文版和英文版各一。

《貼上 NotebookLM 的查詢結果》
旗艦流程 B：一鍵週報產出
對應痛點 「整理每週報告」「整理週報、產出會議資料」「整理專案進度/待辦事項」
NotebookLM 本週文件庫→ 查詢本週重點→ Gemini 轉正式週報→ 提交主管
  1. 建立「本週工作」筆記本：上傳本週的信件摘要、會議紀錄、專案文件。
  2. NotebookLM 提問：「整理本週主要完成事項與未解決問題」。
  3. 複製到 Gemini：轉為公司標準週報格式。
  4. 審閱微調後提交：檢查數據正確性，微調用語，提交給主管。
串接指令：週報產出 請將以下工作紀錄整理為正式週報：
■ 本週完成事項（bullet list，按優先順序）
■ 進行中項目（附進度百分比估計）
■ 下週計畫（具體到天或負責人）
■ 需主管協助事項
風格：簡潔、數據導向，400 字以內。

《貼上 NotebookLM 的整理結果》
旗艦流程 C：產品知識庫 → 客戶文件
NotebookLM 產品規格庫→ 查詢規格/比較→ Gemini 寫報價信→ 寄給客戶
串接指令：規格查詢 → 報價信 Step 1（NotebookLM）：[產品型號] 的認證標準、適用場景、規格參數是什麼？

Step 2（Gemini）：根據以下產品資訊，撰寫一封回覆客戶詢價信：說明該型號適合客戶需求、附規格對照表（表格）、語氣專業親切、結尾邀請安排線上 Demo。

《貼上 NotebookLM 查詢結果》
旗艦流程 D：跨部門彙整 → 主管匯報
NotebookLM 各部門報告→ 跨部門比對→ Gemini 一頁式匯報→ 主管簡報
  1. 各部門月報上傳同一 NotebookLM 筆記本。
  2. 提問：「各部門本月 KPI 達成率比較，列出亮點與延遲風險」。
  3. Gemini 轉一頁式匯報：上方數據總覽（表格）+ 下方重點（3-5 bullet）+ 建議行動。300 字以內。
由上而下：用 Gems 建立團隊標準化產出

Gems 是 Gemini 的客製化功能。把你反覆使用的 Prompt 封裝成「專屬助手」，之後只需丟素材，一鍵產出固定格式的文件。

  1. 進入 Gemini → 左側欄「Gem manager」→「新增 Gem」。
  2. 設定名稱（如「週報助手」「客戶回信機」「會議紀錄整理員」）。
  3. 貼入預設 Prompt：包含角色、固定格式、品質規則。
  4. 儲存。之後在左側欄選擇此 Gem，直接丟素材即可。

Gem 食譜：週報助手

你是我的專屬行政助理，負責將工作紀錄整理為每週週報。固定格式：■ 本週完成事項（bullet list）■ 進行中項目（含進度 %）■ 下週計畫 ■ 需協助事項。規則：繁體中文、語氣簡潔專業、字數不超過 400 字、用數據而非形容詞。
使用方式：每週五丟入本週工作紀錄，一鍵產出週報

Gem 食譜：會議紀錄整理員

你是專業的會議紀錄秘書。我會提供逐字稿或摘錄，你產出正式會議紀錄。固定格式：■ 會議資訊（日期/出席者）■ 討論摘要（分議題）■ 決議事項（表格）■ 待辦清單（含負責人/截止日）。語氣正式、第三人稱、字數 500 字以內。
使用方式：會議後貼入逐字稿或手寫摘要

Gem 食譜：信件潤稿機

你是資深商務溝通專家。我提供草稿或要點，你改寫為正式商務信件。保留原意但提升專業度、調整語氣禮貌堅定、修正文法用詞、200 字以內。輸出：主旨行 + 正文 + 結尾敬語。
使用方式：貼入草稿，自動產出正式信件
由上而下的應用 主管可以統一建好 Gem 並分享設定給團隊，確保所有人的週報格式一致、信件語氣一致、會議紀錄結構一致。這就是「由上而下建立規則」的落地方式。
務實提醒：自動化的能與不能
界線 做得到：用 Gems 存下固定任務、用雙工具串接一條龍加工、用 Google Alerts 追蹤關鍵字自動寄信。

要留意：免費版沒有主動推播（不會每天自動 update 給你）。跨平台寫入如 Microsoft Planner 有限制。NotebookLM 只被動問答，主動通知要靠 Gemini 或其他排程。

替代方案：
- Google Alerts（alerts.google.com）：設定關鍵字，自動寄相關新聞到 Gmail。零門檻。
- Gemini Gems 日報：建立「晨間簡報」Gem，每天開啟後輸入「今日更新」。
- Google Apps Script：進階方案，可設定定時觸發自動查詢並寄信。
延伸：哪個工作交給哪個 AI
工具最強場景適合任務
NotebookLM你自己的資料要準又可溯源時查證、建知識庫、跨文件問答、新人 onboarding
Gemini日常產出與 Google 生態整合時寫作、摘要、發想、Gmail/Docs/Sheets 整合
ChatGPT創意與多元應用創意文案、圖片生成、GPT Store 客製應用
Claude超長文件與精準分析大量文件分析（可讀 20 萬字）、嚴謹商業寫作
選擇原則 不需要只用一個工具。資料要可信 → NotebookLM。要快速產出 → Gemini。要深度分析 → Claude。要創意發想 → ChatGPT。根據任務性質搭配使用，就像你不會只用一種文具。

課堂實作

  1. 從旗艦流程 A-D 中選擇最符合你日常工作的一個場景
  2. 用自己的文件，完整走過「NotebookLM 查詢 → Gemini 產出」的雙工具串接
  3. 建立一個 Gemini Gem，對應你最常執行的重複性任務
  4. 向同組學員展示你的工作流成果
延伸閱讀：串接流程與自動化
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用 NotebookLM 建資料庫、讓 Gemini 動手做事：兩套 Google AI 串接的實戰工作流 課堂上學的四條旗艦流程，這篇文章有完整的實戰細節和截圖。回去照著做，不怕忘記步驟。 meifen-mentor.com/blog/notebooklm-gemini-integration-workflow
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不用學程式，也能讓 Google 幫你自動跑流程：Apps Script 三個職場應用場景 想要「自動通知」「定時報表」「表單自動寄信」？這篇教你用 Google Apps Script 做到，不需要寫程式基礎。對應課堂討論的自動化替代方案。 meifen-mentor.com/blog/google-apps-script-workflow-automation

實作學習單

用你自己的真實工作，把下面三張學習單填完，帶回去就能直接用

學習單一 　我的 Prompt（四要素）

角色
任務
脈絡
格式
完整 Prompt

學習單二 　我要建的知識庫

知識庫名稱
要放的來源
最想問的三個問題
打算產出的文件
可以分享給誰
維護負責人

學習單三 　我的整合工作流

要解決的工作
NotebookLM 負責
Gemini 負責
最終成品
要建的 Gem 名稱
Gem 預設 Prompt

學習單四 　我的部門知識庫架構（由上而下思考）

部門名稱
需要幾個知識庫
庫 1 名稱與來源
庫 2 名稱與來源
庫 3 名稱與來源
命名規則
維護頻率與負責人
需要的 Gem 範本

課後行動清單

30 天分階段落地，從個人到團隊

第一週：個人先跑起來（由下而上）

  • 挑一個最耗時的工作，改用 Gemini 生成範本
  • 建第一個 NotebookLM 知識庫（會議紀錄或產品規格）
  • 建立第一個 Gemini Gem（週報助手或信件潤稿機）
  • 設定 Google Alerts 追蹤 3 個產業/客戶/競品關鍵字

第二週：串接工作流

  • 完整走過一次「NotebookLM 查詢 → Gemini 產出」流程
  • 把「會議 → 紀錄 → 待辦」串成固定流程
  • 將一份會議紀錄回存 NotebookLM，測試事後查詢
  • 用串接工作流完成一份完整週報

第三至四週：擴展到團隊（由上而下）

  • 將知識庫分享給至少一位同事，收集使用回饋
  • 整理你最好用的 3 個 Prompt，建議納入團隊範本庫
  • 與主管討論部門知識庫架構（學習單四）
  • 建立第二個 Gem，對應另一個重複性任務

持續

  • 累積 Prompt 與知識庫，讓助理愈用愈準
  • 每月檢查知識庫來源，補充新文件、移除過時內容
  • 發現好用的做法，回報給團隊，形成正向循環

補充 A 　AI 使用倫理與法律遵循

善用 AI 的同時，守住專業底線與法律紅線
為什麼要在意這件事 AI 工具讓產出速度提升數倍，但速度快不代表可以跳過審查。企業使用 AI 若不設防線，可能造成資料外洩、著作權糾紛、錯誤決策、甚至法規罰款。這不是「以後再想」的事，而是「第一天就該設好」的事。
三大風險區域
高風險
資料隱私與機密外洩
將客戶個資、內部財務數據、未公開合約貼入公開 AI 工具，等同將機密交給第三方。即使工具聲明「不訓練你的資料」，仍存在傳輸風險。
高風險
著作權與智慧財產權
AI 產出的內容可能無意間與他人著作相似。直接複製 AI 產出作為公司文件發佈，若涉及抄襲，責任歸屬仍在使用者和公司。
中風險
AI 幻覺與錯誤資訊
Gemini 可能「自信地說錯話」，引用不存在的法規、編造數據。若未經人工審查就發出，可能對客戶或主管造成誤導。
中風險
偏見與歧視
AI 模型的訓練資料可能帶有偏見。用 AI 撰寫招募文案、績效評語、客戶分類時，需檢視產出是否隱含性別、年齡、種族偏見。
企業 AI 使用守則：四項原則
1

分級管控：什麼資料可以上傳

資料等級範例可否上傳 Gemini可否上傳 NotebookLM
公開資料已發佈的產品規格、官網內容、公開法規可以可以
內部一般會議紀錄、內部公告、SOP 文件需脫敏處理可以（私人筆記本）
機密資料客戶個資、財務報表、合約、薪資禁止需主管核准
高度機密營業秘密、未公開專利、法律訴訟文件禁止禁止

NotebookLM 的資料僅存於個人筆記本，不會用於模型訓練，安全性較高。但企業仍應依據內部資安政策設定分級。

2

人在迴路：AI 產出必須經過人工審查

  1. 先看結構：AI 給的格式、邏輯順序是否合理
  2. 再查事實：數字、日期、法規引用、人名是否正確。Gemini 特別容易在這裡出錯
  3. 最後審語氣：用詞是否符合公司風格和對象期待
紅線原則 任何對外發出的文件（Email、報告、合約、公告），都必須由負責人員閱讀確認後才能送出。AI 是草稿員，不是簽核者。
3

透明揭露：該說的時候要說

  • 內部文件：建議標註「本文件使用 AI 輔助撰寫，經 OOO 審閱確認」
  • 對外溝通：若客戶或合作夥伴詢問，誠實說明有使用 AI 輔助
  • 學術或法律場景：依規定揭露 AI 使用，避免誠信爭議
4

持續更新：法規與工具都在變

  • 台灣現況：目前尚無專法規範 AI 使用，但《個人資料保護法》、《營業秘密法》、《著作權法》均適用
  • 歐盟 AI Act：2024 年通過，對高風險 AI 應用（如人事決策、信用評估）設有嚴格規範，台灣企業若有歐洲客戶需留意
  • Google 政策：Gemini 和 NotebookLM 的服務條款會定期更新，建議每季檢視一次

建議指派一位「AI 使用規範負責人」，定期追蹤法規變化與工具政策更新。

實務自我檢核：五個問題

每次使用 AI 處理工作前，快速自問：

  1. 這份資料可以上傳嗎？確認資料分級，機密資料不上傳 Gemini
  2. 產出內容我有能力判斷對錯嗎？如果你無法判斷，找能判斷的人審查
  3. 如果這份 AI 產出被公開，公司會有風險嗎？想像它出現在新聞上的畫面
  4. 我有沒有標註 AI 參與？該揭露的場合不要隱瞞
  5. 我是在「用 AI 做得更好」還是「讓 AI 取代思考」？AI 是工具，判斷力和責任仍在你身上

補充 B 　手機也能用：行動裝置上的 AI 工作術

沒帶筆電也不怕，用手機完成 Gemini 和 NotebookLM 的核心操作
行動場景的價值 不是每次都坐在辦公室電腦前。出差搭車、等客戶、午休空檔，只要有手機就能處理「先用 AI 打底，回電腦再精修」的工作。掌握手機端的操作邏輯，等於把你的 AI 助理隨身帶著走。
工具取得方式
工具AndroidiPhone / iPad手機瀏覽器
GeminiGoogle Play 下載「Gemini」AppApp Store 下載「Google」App，內建 Geminigemini.google.com
NotebookLMGoogle Play「NotebookLM」App Store「NotebookLM」notebooklm.google.com
操作提醒 NotebookLM 已推出獨立 App，可在手機上建立筆記本、上傳資料與查詢。大量文件建置仍建議在電腦端操作較有效率，手機適合即時查詢、小量補充來源與複製答案。
四個手機實戰場景
場景 1：會議中即時記重點
用 Gemini App 語音輸入，會後秒整理
  1. 打開 Gemini App，點麥克風圖示，用說的把會議重點念出來（不用管句子完不完整）
  2. 語音轉文字後，在同一對話中輸入：「請把上面的內容整理成會議紀錄，格式為：日期、出席者、討論事項、決議、待辦」
  3. 複製整理好的紀錄，貼到 LINE 群組或 Email 寄出
語音輸入比打字快 3 倍以上。即使口語化，Gemini 也能整理成書面格式。
場景 2：客戶突然問產品規格
用手機開 NotebookLM，查知識庫即時回覆
  1. 手機瀏覽器開啟 notebooklm.google.com，登入 Google 帳號
  2. 開啟事先建好的「產品規格知識庫」筆記本
  3. 在提問欄輸入：「TH-200 的溫度量測範圍和精度是多少？有哪些認證？」
  4. 複製答案，直接在 LINE 或 WhatsApp 回覆客戶
NotebookLM App 可直接上傳資料與查詢。大量建置建議在電腦完成，手機適合即時查詢與小量補充。
場景 3：出差回程整理當日筆記
搭車空檔用 Gemini App 把散記變日報
  1. 打開 Gemini App，把今天的行程重點用語音或打字列出（拜訪誰、談了什麼、下一步是什麼）
  2. Prompt：「請把以上內容整理成出差日報，格式：拜訪對象/討論內容/客戶需求/後續行動/預計完成日」
  3. 複製結果，貼入公司的日報系統或 Email 給主管
養成「當天整理當天」的習慣。等回辦公室再寫，細節已經忘了一半。
場景 4：臨時要回覆英文信
用 Gemini App 快速生成英文回信
  1. 長按收到的英文 Email，複製全文
  2. 開 Gemini App，輸入：「以下是客戶的英文來信，請幫我用專業但友善的語氣回覆，重點是：(1) 感謝詢價 (2) 報價需要三個工作天 (3) 請問方便的線上會議時間」
  3. 將生成的英文信貼到 Email 寄出前，快速掃一眼公司名和數字是否正確
即使英文不是你的強項，Gemini 生成的回信品質通常已足夠商務場景使用。但務必檢查專有名詞。
手機操作的限制與對策
限制影響對策
螢幕小，長文難閱讀AI 產出很長時不方便逐行檢查手機先生成草稿，標記「待確認」，回電腦再精修
NotebookLM 手機版功能較精簡App 可上傳資料與查詢，但操作不如電腦方便大量建置在電腦完成，手機做查詢與小量補充
打字較慢撰寫完整 Prompt 不方便善用語音輸入；或事先把常用 Prompt 存在手機備忘錄，要用時複製貼上
無法同時開多視窗不能像電腦一樣左邊 NotebookLM 右邊 Gemini查完 NotebookLM 的答案先複製，切到 Gemini 貼上繼續處理
手機 AI 的正確心態 手機不是要取代電腦的完整工作環境。它的價值是「不讓靈感和時效性被地點綁住」。會議剛結束，趁記憶鮮明用語音整理；客戶問問題，30 秒內查出答案回覆；通勤路上先把日報打完。這些碎片時間加起來，一天能省下 30 到 60 分鐘。

講師部落格：課後持續學習資源

以下七篇文章對應今天課程的每個關鍵主題。建議按順序閱讀，把課堂上學到的觀念和操作再深化一次。

1
AI 工具一直在變，但你的工作整理邏輯不該每週重寫 對應單元一：建立邏輯導向的判斷框架
2
一人工作者 vs 職場工作者：你需要的不是同一套工作流 對應單元一：企業整合思維
3
Gemini 新手地圖：三個提問口訣，先看懂職場應用全景 對應單元二：Prompt 四要素的進階應用
4
別再用條列式筆記硬撐：上班族的心智圖實戰指南 對應單元二：會議紀錄與專案整理的另一種方法
5
用 NotebookLM 建資料庫、讓 Gemini 動手做事 對應單元三、四：完整串接工作流實戰案例
6
不用學程式，也能讓 Google 幫你自動跑流程 對應單元四：自動化替代方案的進階教學
7
NotebookLM 完整攻略：工作室九種一鍵產出 + 下指令六大原則 對應單元三：工作室產出功能與下指令原則的深度解析

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