AI 數位助理

AI 工具不只是「個人變快」。當整個部門甚至公司一起用，效果才會從加法變乘法。關鍵是同時建立兩個方向的流程：

• 主線 1：會議紀錄 → 待辦追蹤 → 知識沉澱
• 主線 2：專屬知識庫 → 隨問隨答 → 跨部門應用

1. 設定角色與情境：告訴 Gemini 你的身份和這封信的背景。
2. 貼上原始資料：來信全文、交期資訊、公司立場、任何相關限制。
3. 指定語氣與格式：專業/友善/堅定、條列/段落、中文/英文、字數。
4. 生成後檢查數字與用詞：AI 可能會編造數字或用詞不精確，務必人工審閱。
5. 二次微調：直接說「語氣再委婉一點」「第二段加上交期說明」，Gemini 會修改。

1. 貼上或上傳長文件：Gemini 支援直接上傳 PDF、圖片、音檔。
2. 指定摘要視角：給誰看（主管/客戶/自己）、要幾點、關注什麼面向。
3. 要求結構化輸出：重點 + 負責人 + 期限，不要散文式回答。
4. 請它改寫成郵件或週報段落：摘要完成後，可以直接說「把這三點改寫成週報的本週完成事項」。

1. 取得會議素材：逐字稿、手寫筆記、或直接上傳錄音檔（Gemini 支援音訊辨識）。
2. 生成結構化紀錄：指定格式為「會議主題、決議事項、待辦清單」三段式。
3. 抽出待辦清單：獨立產出含「項目／負責人／期限」的表格，方便後續追蹤。
4. 轉為客戶版本：請 Gemini 改寫為可直接寄給客戶的 email 版本。
5. 交棒單元四：把待辦串到追蹤與通知流程，紀錄回存 NotebookLM 沉澱知識。

• 有來源：只根據你上傳的資料回答，不憑空亂編。
• 可溯源：每個答案都能點回原文出處，一秒查證。
• 能整合：跨多份文件一起問，統整散落的資料。

1. 開新 Notebook：以任務命名，例：客戶規格報價庫。
2. 加入來源：上傳文件、PDF、簡報，或貼上網址，一次可多筆。
3. 等待索引完成：系統自動讀完並建立索引（通常 1-3 分鐘）。
4. 開始提問：用白話問，答案會跨檔整合並標出處。

• 隨問隨答 + 溯源：規格、條款、流程隨問隨得，附引用可查證。
• 長文摘要：把長報告與會議紀錄濃縮成重點。
• 學習指南 / FAQ：一鍵把 SOP、合約整成問答與導讀。
• 語音摘要：把資料轉成雙人對談 Podcast，用聽的掌握重點。

如果只有一個人在用 NotebookLM，效果有限。當整個部門建立起知識庫架構，效果才會倍增。以下是設計原則：

建議格式：部門-主題-年份（如「業務-產品規格-2025」「PM-A 客戶專案-2025Q3」）。團隊成員一看就知道要查什麼庫。

指定每個知識庫的負責人，每月檢查來源是否過時、補充新文件。過時的來源會導致錯誤答案。

1. 蒐集來源：彙整原廠規格書、型號對照表、報價單、認證文件，放在一個資料夾。
2. 建庫上傳：開新 Notebook，命名「業務-產品規格-2025」，一次匯入全部，等索引完成。
3. 提問驗證：問「A 型號適用規格與報價」，檢查引用是否正確。
4. 產出文件：請它整成比較表，再交 Gemini 潤成報價信或型錄文案。

1. 匯入制度文件：員工手冊、請假辦法、報帳流程、資安規定等。
2. 產出 FAQ：點選「筆記指南」，自動生成常見問題集。
3. 分享給新人：設定唯讀權限，新人直接用問答方式查詢。
4. 持續維護：制度更新時，替換來源文件，知識庫自動更新。

1. 上傳原廠資料：規格書、產品圖說明、測試報告。
2. 提問萃取賣點：「這個產品的三大獨特賣點是什麼？競品沒有的優勢？」
3. 交棒 Gemini：複製結果，請 Gemini 改寫為 EC 商品詳情頁格式。

1. 會議錄音 / 逐字稿：把會議錄音轉成文字，作為來源。
2. Gemini 生成結構化紀錄：含會議主題、決議事項、待辦清單。
3. Gemini 潤成客戶信：改寫成中英文郵件，可直接寄出。
4. 整理待辦與追蹤：抽出待辦清單，指派負責人與期限。
5. 回存 NotebookLM：會議紀錄上傳至專案知識庫，日後隨時可查「上次跟 A 客戶談了什麼條件？」

1. 建立「本週工作」筆記本：上傳本週的信件摘要、會議紀錄、專案文件。
2. NotebookLM 提問：「整理本週主要完成事項與未解決問題」。
3. 複製到 Gemini：轉為公司標準週報格式。
4. 審閱微調後提交：檢查數據正確性，微調用語，提交給主管。

1. 各部門月報上傳同一 NotebookLM 筆記本。
2. 提問：「各部門本月 KPI 達成率比較，列出亮點與延遲風險」。
3. Gemini 轉一頁式匯報：上方數據總覽（表格）+ 下方重點（3-5 bullet）+ 建議行動。300 字以內。

Gems 是 Gemini 的客製化功能。把你反覆使用的 Prompt 封裝成「專屬助手」，之後只需丟素材，一鍵產出固定格式的文件。

1. 進入 Gemini → 左側欄「Gem manager」→「新增 Gem」。
2. 設定名稱（如「週報助手」「客戶回信機」「會議紀錄整理員」）。
3. 貼入預設 Prompt：包含角色、固定格式、品質規則。
4. 儲存。之後在左側欄選擇此 Gem，直接丟素材即可。

第一週：個人先跑起來（由下而上）

• 挑一個最耗時的工作，改用 Gemini 生成範本
• 建第一個 NotebookLM 知識庫（會議紀錄或產品規格）
• 建立第一個 Gemini Gem（週報助手或信件潤稿機）
• 設定 Google Alerts 追蹤 3 個產業/客戶/競品關鍵字

第二週：串接工作流

• 完整走過一次「NotebookLM 查詢 → Gemini 產出」流程
• 把「會議 → 紀錄 → 待辦」串成固定流程
• 將一份會議紀錄回存 NotebookLM，測試事後查詢
• 用串接工作流完成一份完整週報

第三至四週：擴展到團隊（由上而下）

• 將知識庫分享給至少一位同事，收集使用回饋
• 整理你最好用的 3 個 Prompt，建議納入團隊範本庫
• 與主管討論部門知識庫架構（學習單四）
• 建立第二個 Gem，對應另一個重複性任務

持續

• 累積 Prompt 與知識庫，讓助理愈用愈準
• 每月檢查知識庫來源，補充新文件、移除過時內容
• 發現好用的做法，回報給團隊，形成正向循環

每次使用 AI 處理工作前，快速自問：

1. 這份資料可以上傳嗎？確認資料分級，機密資料不上傳 Gemini
2. 產出內容我有能力判斷對錯嗎？如果你無法判斷，找能判斷的人審查
3. 如果這份 AI 產出被公開，公司會有風險嗎？想像它出現在新聞上的畫面
4. 我有沒有標註 AI 參與？該揭露的場合不要隱瞞
5. 我是在「用 AI 做得更好」還是「讓 AI 取代思考」？AI 是工具，判斷力和責任仍在你身上