角色 Role
指定 AI 扮演的專業身份，影響語氣、用詞和專業度
「你是一位資深行政秘書」「你是產品經理」
任務 Task
明確說明要做什麼，用動詞開頭，一個指令一個任務
「請撰寫一封催件信」「整理為表格」
限制 Constraint
設定品質把關：字數、語氣、排除項、必須包含的項目
「300 字以內」「語氣正式」「不使用口語」
完整指令 = 角色 + 任務 + 格式 + 限制
不是每次都要寫滿四個要素。簡單任務只需「任務 + 格式」即可；重要產出才需要完整四要素。關鍵是：指令越明確，AI 產出越穩定。
直接複製使用，將 紫色粗體 處替換為你的實際內容。
你是一位專業行政助理。請撰寫一封跨部門催件信，主旨：請 [部門名稱] 在 [截止日期] 前提供 [文件名稱]。這是第 [N] 次催件。語氣專業友善但明確表達急迫性，字數 150-200 字，含收件人稱呼與結尾敬語。
你是 [公司名稱] 的業務代表。請根據以下產品資訊，撰寫一封回覆客戶詢價信：說明 [產品型號] 適合客戶的 [應用場景]，附上規格對照表（表格），語氣專業親切，結尾邀請安排線上 Demo。
產品資訊：[貼上資料]
請將以下報告整理為三層結構摘要：
1. 執行摘要（50 字，一句話核心結論）
2. 三大重點（每點 2-3 句，附原文段落出處）
3. 行動建議（3 項具體下一步）
全文 300 字以內。
[貼上報告或上傳 PDF]
請將以下會議逐字稿整理為正式紀錄：
■ 會議資訊（日期/時間/出席者）
■ 討論議題摘要（依議題分段）
■ 決議事項表格（編號/內容/結果）
■ 待辦清單表格（事項/負責人/截止日）
語氣正式，第三人稱。
[貼上逐字稿]
請將以下工作紀錄整理為正式週報：
■ 本週完成事項（bullet list，按優先序）
■ 進行中項目（附進度 %）
■ 下週計畫（具體到天或負責人）
■ 需主管協助事項
簡潔、數據導向、400 字以內。
[貼上本週工作紀錄]
以下是 [N] 份供應商報價單，請製作比較表格：供應商名稱/品項/單價/交期/付款條件/保固。標註各品項最低價，最後附上推薦排序與理由。
[貼上報價內容]
請根據所有來源文件，整理出完整的產品型號對照表，欄位：型號/核心規格/適用產業/認證標準/建議售價。按適用產業分類排列。
請從所有來源中，歸納出客戶最可能詢問的 10 個問題，並根據文件內容提供標準回覆建議。每個回覆需標註資訊出處。
關於 [制度名稱，如：出差報支]，請說明：申請流程、需要哪些表單、審核層級、報支上限、注意事項。附上相關條文出處。
Step 1 NotebookLM：請整理 [產品名稱] 的完整規格、特色與適用場景。
Step 2 Gemini：根據以下產品資訊，撰寫 EC 商品詳情頁文案，包含：吸睛標題（20 字內）、三大賣點（每點一句話）、規格表、注意事項。語氣活潑專業。
[貼上 NotebookLM 結果]
Step 1 NotebookLM：請找出上次與 [客戶名稱] 會議中討論的所有待辦事項與承諾。
Step 2 Gemini：根據以下會議決議，撰寫一封 follow-up 信件給客戶，逐項確認待辦進度，語氣積極負責。
[貼上 NotebookLM 結果]
Step 1 NotebookLM：比較各部門本月報告，列出：各部門 KPI 達成率、亮點成果、延遲項目、風險預警。
Step 2 Gemini：將以下部門彙整資訊，製作一份一頁式主管匯報：上方為 KPI 數據總覽（表格），下方為重點說明（3-5 bullet），最後附建議行動。300 字以內。
[貼上 NotebookLM 結果]
Flow A 產品問答 → 客戶信件
N
NotebookLM：查詢產品知識庫「A 型號的認證標準和適用場景？」
G
Gemini：根據資料撰寫客戶回覆信貼上查詢結果 + 信件需求指令
Flow B 會議 → 紀錄 → 知識沉澱
!
會議錄音手機錄音 / Google Meet 字幕轉錄
G
Gemini：整理為結構化會議紀錄含決議事項 + 待辦清單 + 負責人
S
上傳至 NotebookLM 專案筆記本會議紀錄成為可搜尋的知識資產
Flow C 一鍵週報產出
S
本週文件上傳至 NotebookLM信件摘要、會議紀錄、專案文件
N
NotebookLM：彙整本週重點「整理本週完成事項與未解決問題」
G
Gemini：轉為正式週報格式完成/進行中/下週計畫/需協助
Flow D 跨部門資料彙整
S
各部門月報上傳至同一筆記本業務部、研發部、行銷部報告集中
N
NotebookLM：跨部門比對分析「各部門 KPI 達成率與風險項目」
G
Gemini：產出一頁式主管匯報數據總覽表 + 重點 bullet + 建議行動
| 工具 |
最強場景 |
文件能力 |
適合任務 |
| Gemini |
Google 生態系深度整合
Gmail / Docs / Sheets |
上傳 PDF、圖片、音檔、影片 |
信件撰寫、文件協作、即時搜尋、Google Meet 整合 |
| NotebookLM |
私有知識庫問答
100% 溯源引用 |
50 來源 / 筆記本，每個來源 50 萬字 |
知識庫建置、多文件交叉比對、新人 onboarding |
| ChatGPT |
泛用創意、圖片生成
GPT Store 客製 |
上傳檔案、Code Interpreter |
創意文案、數據分析、程式協作、圖片生成 |
| Claude |
超長文件理解
精準度最高 |
單次可讀 20 萬字 |
大量文件分析、嚴謹商業寫作、程式開發 |
選擇原則：不用只選一個工具。需要跟 Google 服務整合 → Gemini。需要建立可溯源的內部知識庫 → NotebookLM。需要分析超長文件或精準寫作 → Claude。需要創意發想或圖片生成 → ChatGPT。
進入 Gemini → 左側「Gem manager」→「新增 Gem」→ 貼入以下指令即可使用。
W週報助手
你是我的專屬行政助理，負責將工作紀錄整理為每週週報。固定格式：■ 本週完成事項（bullet list）■ 進行中項目（含進度 %）■ 下週計畫 ■ 需協助事項。規則：繁體中文、語氣簡潔專業、字數不超過 400 字、用數據而非形容詞。
使用方式：每週五丟入本週工作紀錄，一鍵產出週報
M會議紀錄整理員
你是專業的會議紀錄秘書。我會提供會議逐字稿或重點摘錄，你需要產出正式會議紀錄。固定格式：■ 會議資訊（日期/出席者）■ 討論摘要（分議題）■ 決議事項（表格）■ 待辦清單（含負責人/截止日）。語氣正式、第三人稱、字數 500 字以內。
使用方式：會議後貼入錄音逐字稿或手寫摘要
E信件潤稿機
你是資深商務溝通專家。我會提供信件草稿或要點，你需要改寫為正式商務信件。規則：保留原意但提升專業度、調整語氣為禮貌堅定、修正文法與用詞、控制在 200 字以內。輸出格式：主旨行 + 正文 + 結尾敬語。如果語氣需要特別調整，我會另外說明。
使用方式：貼入草稿或要點，自動產出正式信件
R報告摘要專家
你是資深分析師，擅長快速抓取報告重點。我會提供長篇報告或文件，你需要產出三層摘要：1. 執行摘要（50 字，一句話結論）2. 三大重點（每點 2-3 句，附出處）3. 行動建議（3 項具體下一步）。全文 300 字以內。若我說「詳細版」，則放寬至 600 字。
使用方式：上傳或貼入報告，自動產出三層摘要
第一週：建立基礎
建立第一個 NotebookLM 知識庫（至少 5 份文件）
建立第一個 Gemini Gem（週報 or 信件助手）
設定 Google Alerts 追蹤 3 個產業關鍵字
第二週：建立工作流
完整執行一次「NotebookLM → Gemini」串接流程
用 NotebookLM 查詢 + Gemini 撰寫完成一封客戶信件
將會議紀錄回存 NotebookLM，測試事後查詢
NotebookLM 的回答不夠精準怎麼辦？
三個改善方向：1) 確認上傳的來源文件品質良好（非掃描模糊的 PDF）。2) 提問時加入具體條件，如「只根據 2024 年的規格書回答」。3) 拆分過大的筆記本，每個筆記本聚焦單一主題，避免文件彼此干擾。
Gemini 免費版和付費版差在哪？
免費版可使用 Gemini 基本功能（聊天、文件上傳、搜尋）。付費版（Gemini Advanced, $19.99/月）額外提供：Gemini 1.5 Pro 模型（更強推理能力）、Gmail/Docs/Sheets 深度整合、Gems 客製助手、更大檔案上傳限制、Google One 2TB 儲存空間。
上傳到 NotebookLM 的資料安全嗎？
Google 官方聲明：NotebookLM 中的個人資料不會被用於訓練 AI 模型。資料儲存在你的 Google 帳號下，遵循 Google Workspace 的安全與隱私政策。但機密資料仍建議先確認公司 IT 政策是否允許上傳至雲端服務。
NotebookLM 能否串接 SQL 資料庫？
目前無法直接串接。替代方案：將 SQL 查詢結果匯出為 CSV 或 PDF 後上傳。若需即時連動，可透過 Google Sheets 當中介（Sheets 支援外部資料庫連接），再將 Sheets 連結至 NotebookLM。
一個 Prompt 太長，AI 會不會搞混？
Gemini 和 NotebookLM 都支援長指令，但建議遵循原則：一個指令一個核心任務。如果需要多步驟，用編號分段（1. 先做... 2. 再做...）。格式要求用「■」或「-」明確列出。避免在同一個指令中混合不同任務類型。