不用學程式，也能讓 Google 幫你自動跑流程：Apps Script 三個職場應用場景

一位行政同仁，每週一早上固定花一個小時，把上週各部門回報的 Google 表單資料，一筆一筆複製到彙整試算表，再逐一寄信通知相關主管。

這個佔據了一大部分的時間，在不同的頁面中切換，這件事其實可以讓 Google 自己完成。

很多職場工作者聽到「自動化」，第一個反應是：「那是工程師在做的事，我不懂程式。」這個迷思讓人錯過了一個門檻其實不高的工具—Google Apps Script（GAS）。

什麼是 Google Apps Script？

Google Apps Script 是 Google 內建在 Workspace 裡的自動化工具，不需要額外安裝，只要你有 Google 帳號就能使用。它能讓 Google 試算表、表單、Gmail、雲端硬碟彼此「說話」，在你設定的條件成立時，自動執行你指定的動作。

聽起來很技術？其實大多數職場常見的自動化需求，只用到三種最基本的腳本結構，不需要從頭學會一門程式語言。

GAS 的核心邏輯只有一句話：「當某件事發生，就去做某件事。」掌握這個邏輯，你就已經理解了它的精髓。

三個最實用的職場應用場景

場景一：表單送出，自動寄出確認信

這是最多人需要、也最容易上手的起點。當有人填完你的 Google 表單（請假單、報名表、需求單），系統自動寄一封確認信給填表人，說明「已收到申請，預計處理時間為 X 個工作天」。

• 過去做法：表單收到通知後，人工逐一回信，遇到量大的活動報名，可能要花半天
• GAS 做法：表單觸發器偵測到新提交，自動抓取填表人 Email，套用固定信件範本寄出

這個腳本的關鍵函式是 onFormSubmit（表單送出觸發）搭配 GmailApp.sendEmail()（寄信指令）。網路上有大量現成範本，把欄位名稱換成你的表單欄位名稱，貼上去就能啟動。

場景二：試算表定時摘要，自動寄給主管

每週一早上要寄上週進度摘要給主管？每月底要整理當月費用總表？這類「固定週期、固定格式」的工作，正是 GAS 最適合接手的場景。

• 過去做法：打開試算表，整理數字，複製到信件，逐一確認格式，手動寄出
• GAS 做法：設定「時間觸發器」，每週一早上 8 點自動執行腳本，從試算表讀取指定範圍的資料，組成信件內容，自動寄出

這個場景用到的是 ScriptApp.newTrigger()（建立定時觸發）搭配 SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()（讀取試算表資料）。設定一次，往後每週自動執行，不需要再手動操作。

場景三：多張表單資料，自動彙整到一張主表

多個部門各自填寫進度回報，但最後要彙整到一張主要試算表，供主管或跨部門人員查閱。這個需求在企業內訓中幾乎每個班都有人提到。

• 過去做法：每週固定時間，逐一開啟各部門試算表，複製新增資料，貼到主表，再調整格式
• GAS 做法：腳本定期執行，從各部門的試算表讀取新資料，自動附加到主表末尾，並加上來源部門標記

這個場景的核心是 SpreadsheetApp.openById()（透過 ID 開啟其他試算表）搭配 getValues() / appendRow()（讀取與寫入資料）。三個函式，完成跨表自動彙整。

從哪裡開始最容易上手？

我建議從「場景一：表單自動寄信」入門，原因有三：

• 效果立即可見：填一次表單，馬上收到自動寄出的確認信
• 風險最低：寄信只是輸出動作，不會修改到任何試算表或重要資料
• 現成範本多：Google 官方文件和 YouTube 上有大量繁體中文教學，不需要自己從零撰寫

入門步驟：開啟你的 Google 表單 → 點選右上角三個點選單 → 選「Apps Script」→ 把範本腳本貼入 → 儲存並設定「觸發條件」為「表單送出時」→ 測試送出一筆資料，確認信件寄出。整個流程第一次大約需要 30 分鐘，設定完成後永久自動運作。

GAS 不是萬能，但它能解決「重複性工作」這個特定痛點

在課堂上，我常提醒學員：工具不是用來追求酷炫的，而是用來解決你真實遇到的問題。GAS 的強項是「固定規則、重複執行」的工作流程，它不適合需要人工判斷、彈性應對的情境。

但如果你每週都在做相同的事，花相同的時間，產出相同格式的結果——那這件事很可能已經可以讓 Google 幫你跑了。

你目前有哪一個重複性的 Google 工作流程，最希望讓它「自己跑」？歡迎留言分享，我們一起看看能不能用 GAS 把它自動化。