Line 訊息太多整理不完？我用 Google Keep 把對話救回來的工作流

你可能也正在遇到這些狀況

• Line 訊息看過就被推走
  明明知道那段對話很重要，但會議一結束、事情一多，就再也找不到了。

• 對話發生太快，根本沒時間整理
  訊息來的時候正在開會、移動、或處理其他事，當下不可能開筆記、分類、設提醒。

• 重要資訊散在不同聊天室，越找越焦慮
  合作、報價、課程需求混在一起，回頭翻只會更確定「我一定漏了什麼」。

• 整理成本太高，最後乾脆放棄
  每次看到重要訊息就要想放哪裡、怎麼分類，久了只剩一個念頭：「算了，晚點再說」。

• 事情不是沒做，而是沒被系統接住
  工作一直在推進，但腦袋始終佔滿未整理的對話，專注力被慢慢吃掉。

我這幾年在做的事情，很容易把 Line 變成「工作的中控台」。
企業內訓的需求確認、合作案的條件來回、課程內容的微調、學員的回饋，有時候連臨時冒出的點子也會直接丟在 Line 裡。

然後問題就來了。

你明明有看訊息，也知道那段對話很重要，但當下就是沒有空把它變成筆記、變成任務、變成可交付的文件。等到你真的回到桌前，那段訊息早就被新的對話推到不知道哪一頁去了。

我常跟學員說，這不是你不自律，也不是你不會整理。真正的問題只有一個：對話發生得太快，你的整理速度永遠追不上。

所以我後來不再要求自己「當下就想清楚」，而是換了一個目標。

對話當下不用想清楚，之後能快速回收

我現在設計任何工作流程，都會先過四個條件。這四個條件也是我在企業內訓最常被問到的核心。

• 第一個是低摩擦，最好三秒內能完成。
• 第二個是不用 API，降低使用與建立的門檻。
• 第三個是不中斷對話，不能因為整理而打斷正在進行的討論或會議。

第四個是回得來，過幾小時或隔天仍然能快速找到、接回工作。

我在這裡想把一件事講清楚。
我追求的從來不是「完美同步」，我追求的是「能救回來」。

因為你工作忙的時候，最需要的是一個「暫存池」。它不需要漂亮，它要可靠。你狀態不好也能用，才是真的有用。

一個我每天都會遇到的真實場景

我常遇到這種狀況。

下午兩點在開會，討論到一半，Line 跳出客戶訊息。
內容通常不會很短，可能是「下個月內訓想調整方向」，再加三個問題，最後補一句「你方便給我一個建議嗎？」

你當下的腦袋正在處理會議的對話，你也知道這封訊息不能漏。可是你不可能在會議中開 Notion、開資料庫、開專案資料夾開始整理。

如果你硬要做，只會有兩種結果。

第一種，你打斷了會議的節奏。
第二種，你整理得很粗糙，還要重做一次。

那不叫效率，那叫消耗。

所以我現在在這種情境，只做一個動作，其他全部留到稍後。

不用 API，最穩定的只有三條路

我試過很多方法，也看過很多人推薦各式各樣的「自動化」。我不否認那些很炫，也確實有人用得很好，但我在教課與陪跑時會很保守。

因為現場最常發生的是這句話：
「那個串接又壞了！」

所以我把範圍鎖定在「不用 API」的前提下，能長期使用、不容易失效的三條路。

我也直接依照「實務可行度」跟「腦力負擔」排好順序。

• 第一條，Line 到 Google Keep，再到 Google Docs 或 Google Sheets。這條最適合日常，臨時事務、生活事務。
• 第二條，Line 到 Gmail 寄給自己，再變成文件或任務。這條適合明確要處理的事項，已經被表達得很清楚具體的內容或任務。
• 第三條，Line 內容複製貼到 Google 表單，直接進 Google Sheets。這條適合需要結構化蒐集的資訊，是一個專案或任務下的多次訊息。

接下來我會把三條路的用法講到你可以直接照做。

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方案一：Line → Google Keep → Google Docs 或 Google Sheets（我最常用）

這是我現在最常用的一條，簡單且直覺。

你不需要開很多工具，不需要想分類，不需要先決定用途。你只要「先把它救起來」。

對話當下，你只做一件事

在 Line 看到你不想失去的訊息時：

長按那段訊息，點分享，選 Google Keep。
到這一步就停。

我會刻意強調「停」。
不要命名，不要寫備註，不要想要放哪個專案。你只要按儲存就好。

這一步的心理定義是「先保命」。
我帶過不少高壓工作者，這句話他們都會懂。

企業內訓需求在捷運上飛進來

前陣子我在捷運上，有個企業客戶傳了一大段需求確認。內容包含人數、時數、他們想學的工具，還有三個可能的上課日期。

我只剩兩站要下車，手上還提著教材袋。
那種狀態，你叫我整理成正式需求表，我也不是做不到，但我做了也一定不漂亮，還會讓自己更焦躁。

所以我就照上面的做法，三秒鐘把訊息送到 Google Keep。下車，該走路走路，該轉車轉車，不需要把這件事硬塞在腦袋裡。

稍後整理，我只做「三選一」

Keep 裡每一則對話，就當作一張便條。等我回到桌前，會用五到十分鐘做批次處理。

我只會做三件事的其中一件，避免自己又把整理做成一個大工程。

第一個選項，加一個標籤。標籤我很省，通常就是合作、課程、報價、待回覆。
第二個選項，點選分享，複製到 Google Docs(Keep內建設定)。如果我知道它會變成正式文件，我就直接丟進文件裡。
第三個選項，貼到 Google form/Notion form。當內容本身是條列、名單、需求清單時，試算表/資料庫閱讀最舒服，但我會用表單進行輸入，這樣更直覺。

這裡有一個很重要的觀念：

Google Keep 是暫存池，不是終點。

它的存在就是讓你不用在對話當下就做決定。

這條路徑最適合的情境

--合作的條件來回討論
--課程需求與內容調整
--客戶回饋與學員回饋
--突然想到的點子或參考資料

如果你正在找「Line 對話整理方法」，我會說這條是最適合先跑起來的基本盤，也是我最推薦的 Google Keep 工作流。

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方案二：Line → Gmail（寄給自己）→ Google Docs 或 Google Tasks

這條我用得也很頻繁，但我會用在「我很確定之後要動手」的情況。

例如一定要回覆、一定要改文件、一定跟時程有關的事。這種訊息，如果只丟 Keep，我容易拖延，所以我會直接丟到 Gmail，強化資訊的重要性，運用工具的類型自然標註(Gmail>Google Keep)，讓習慣成自然。

做法很簡單，但主旨要寫對

Line 訊息分享，選 Gmail，寄給自己。
主旨我只寫一句功能性文字，像是：

待處理｜合作討論
待回覆｜報價確認
待整理｜課後回饋

寄出就停，不要在 Gmail 裡再寫長篇內容。

為什麼主旨很重要？
因為 Gmail 的搜尋非常強，只要主旨有一致的關鍵字，你要撈資料時會超快。這也是我在做 Gmail 任務管理時最省力的一個技巧，也是上課會一直強調的，你的標題很重要，不管是行事曆或是信件、檔案，它是重要的尋找關鍵。

關鍵討論一旦延誤就會影響專案節奏

有些合作案的關鍵對話，只要延一天，就會讓對方覺得你不積極。那不是能力問題，是節奏問題。

遇到這種訊息，我不會只丟 Keep，我會寄到 Gmail，主旨直接寫「待處理｜長期合作關鍵」。隔天早上打開信箱，我看到那封信，就知道今天要先處理它。

當我開始寫課程大綱或提案時，我才會打開 Google Docs，把內容整理成正式文件。必要時，再把信件加到 Google Tasks，讓它成為真正會被追蹤的任務。

這條路徑對我來說像一個提醒機制，適合用在「明確要行動」的訊息上。

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方案三：Line → Google 表單 → Google Sheets（固定格式的資訊蒐集）

這條我不會每天用，但只要你有「重複性的資訊收集」，它會變成你的救星。

例如你同時在接多個企業詢問同一堂課，大家問的問題都差不多，但細節不同。或是你要收集學員回饋、需求、想學的主題，這種東西如果繼續躺在 Line 裡，你只會越來越痛苦。

表單設計只要極簡

我通常只設三個欄位：

• 來源或對象
• 重點內容
• 後續行動或狀態

把 Line 內容複製貼上，送出就會自動進 Google Sheets。
之後你要篩選、統計、分配、追蹤，都在同一張表裡完成。

這條路徑很適合做「專案管理」的前段蒐集，也很適合團隊共用。它雖然多一步，但省下的是後面大量重工。

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最重要的校正：你在對話中只做一個判斷

如果你只記住這篇文章的一句話，我希望是這句。

在 Line 對話當下，你不要逼自己整理。你只做一個判斷：
這段對話要不要救？

要救，丟 Keep 或寄 Gmail。
不救，放掉。

你會發現，當你的流程簡單到這個程度，你反而會更願意做。系統活得久，事情也更不容易漏。

這就是我想埋在文章裡的真正關鍵。
不是工具的選擇，而是你願不願意把「對話當下的腦力」省下來，留給後面的整理與交付。

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你可以從今天開始的最小版本

如果你現在訊息已經多到崩潰，我不會叫你一次三條都上。先做一件事就好。

今天開始，只要看到重要訊息，就分享進 Google Keep。
先跑一週。

你會很快感覺到一個變化：
你不再需要一直回頭翻 Line 確認自己有沒有漏掉什麼。那種焦慮會下降很多，因為你知道你救得回來。

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把你的對話變成專案資產

如果你是講師、顧問、主管，Line 對話其實就是你最常忽略的「專案資產」。裡面有需求、有條件、有回饋，也有未來可以變成課程內容的材料。

我希望你做一件小事。
今天挑一段你覺得「不能漏」的對話，照我的做法丟進 Keep。晚上再花五分鐘，把它轉進 Google Docs 或 Sheets。

你會發現，這不是整理而已，它是在幫你的工作留存證據、留存脈絡，也讓你的交付更穩。

如果你的團隊也正在被訊息追著跑，或你想把這套流程變成企業內訓可以教的版本，我也很常做這件事。

把流程做小、做穩，讓每個人都做得到，才是真正的效率提升。

我是魏美棻，你的數位工作效能優化師