2026 實務指南：Google Gemini 怎麼用？教你「不聊天」的流程優化術，打造內勤最強 AI 助理

• 每天處理回不完的客戶詢價信，讓你覺得自己像個沒有感情的打字機嗎？

• 開完會還要對著錄音檔「補課」整整兩小時，只為了整理出一份沒人看的會議紀錄？

• 看到大家都在談 AI 轉型，你卻擔心沒學過程式的自己，會被這波浪潮給淹沒嗎？

• 明明已經很忙了，還得在 Excel 裡手動複製貼上、對帳對到眼睛痠，找不到更聰明的方法嗎？

• 是不是覺得 AI 只是「高大上」的聊天工具，對你這種實務工作根本沒實質幫助？

2026 年的辦公室革命：為什麼你該重新認識 Google Gemini？

進入 2026 年，人工智慧已經不再是科技業的專利。根據最新的市場數據顯示，企業級 AI 市場在過去兩年內成長了超過 20 倍，其中 Google Gemini 憑藉著與 Google Workspace 的深度原生整合，已成為傳統產業轉型最容易上手的切入點。

過去我們常把 AI 當成一個「聊天機器人」，但我始終強調：AI 的真正價值在於「流程化」。對於內勤人員來說，Gemini 不是要取代你的大腦，而是要接手那些繁瑣、重複、低產值的「整理工作」。當它正式嵌入 Gmail、Docs 與 Sheets 後，它不再是一個外掛，而是你的作業系統核心。

Gemini 與 ChatGPT 的實戰定位：誰才是真正的「流程助理」？

很多學員會問：「老師，我已經有 ChatGPT 了，為什麼還要學 Gemini？」這就是大多數人對 AI 工具的誤解。我們必須根據工作情境來分配工具：

• ChatGPT：適合「發散思考」。當你完全沒有方向，需要有人陪你腦力激盪、拆解複雜邏輯、或是進行創意寫作時，它是極佳的諮詢顧問。

• Google Gemini：適合「落地執行」。當你已經有具體的郵件、會議紀錄、數據表格，需要與 Google 生態圈對接時，Gemini 的表現更為穩定且直覺。

這種「諮詢看 OpenAI，執行看 Google」的定位，能幫助你在數位轉型過程中少走彎路。

實務操作：將 Gemini 變成貼身助手的 5 個核心要領

1. 給予明確的「輸出結構」，拒絕含糊指令

在傳統產業的實務應用中，最怕指令不清。例如，別只說「幫我整理這封信」，Gemini 會給你一段大意，但對你的工作毫無幫助。你應該這樣說：

「請讀取這封報價確認信，並依照以下格式整理：1. 客戶名稱 2. 訂購產品型號 3. 需跟進的日期 4. 是否需通知倉庫。請用條列式呈現。」

這就是所謂的「框架式提問」。當你給出明確的欄位，Gemini 輸出的內容就能直接貼進你的工作日報或 Notion 中。

2. 掌握「單一任務原則」，提升產出穩定度

根據 2025 年末的 Gemini 3 Flash 版本測試，AI 在處理「單一、明確」的任務時準確率最高。如果你一口氣要它寫文案、排時程、還要算預算，出錯率會大幅攀升。魏老師建議的做法是：先要它「整理重點」，再要它「轉換成格式」，最後才要它「生成行動清單」。

3. 善用角色設定，維持輸出的「語氣一致性」

Gemini 在長對話中偶爾會「出戲」。一個實用的撇步是在對話開頭就鎖定它的功能：

「你現在是我的行政流程專員，你的工作僅限於『資訊分類與格式化』，請勿提供額外的創意建議。」這句指令能有效過濾掉 AI 常見的囉唆贅詞。

4. 深度整合 Google 工具，打造半自動工作流

這是 Gemini 最強大的護城河。2025 年起，Gemini 已經能直接在 Gmail 側邊欄總結長達 6 封以上的信件串，並自動提取關鍵資訊。在試算表中，它甚至能幫你寫出複雜的函數，或是預測數據中的異常值。

5. 快速驗證（Verification）是專業度的最後防線

AI 會產生幻覺，這是 2026 年依然存在的硬傷。我們應當遵循「AI 生成、人為覆核」的原則。我建議一定要人工核過一遍：不管是產出的時間、金額、聯絡人姓名，務必花 30 秒核對原文，這能確保你在職場上的權威與真實性。

手把手教學：3 步驟建立你的專屬 SOP 模板

Step 1：定義「禁區」與「守備範圍」

對於內勤同仁，你可以直接複製這段指令給 Gemini：「從現在起，你負責處理我的『會議雜訊』。你的任務是將語音轉文字後的內容，過濾掉閒聊，只保留決策事項與待辦事項。不要試圖美化內容，請保持客觀。」

Step 2：建立固定場景的「微指令」

例如，針對「詢價信件處理」，你可以建立一個專屬的對話視窗，每次有新信件就丟進去，它會自動幫你抓取規格。這樣你就不用每次重新訓練它。

Step 3：把好用的指令存起來重複用

建議將好用的指令存在 Google Keep 或 Google Docs。我的學員最常做的，就是把這些指令變成「桌面便條紙」，用到時直接剪下貼上。

哪些情況「適合」用 Gemini，哪些不適合

推薦交給 Gemini 的場景	建議自己處理（或換工具）的場景
長篇郵件摘要：快速抓出客戶重點	敏感的情緒處理：道歉信或人事談話
表格格式轉換：將條列文字轉成 CSV 格式	核心策略制定：公司明年的轉型大方向
語法修正與美化：將口語轉成正式公文語氣	法律合約審閱：涉及高額賠償的條款（仍需律師）

傳統產業的數位轉型實例：從「手動整理」到「AI 協作」

以一家位於中部的五金零件貿易商為例，業務助理每天需要處理超過 50 封詢價郵件。在導入我的「Gemini 整理學」後，流程改變如下：

1. 過往：逐一閱讀郵件 -> 打開 Excel -> 手動打字輸入型號與報價 -> 回覆確認信。

2. 現在：在 Gmail 側邊欄啟動 Gemini -> 指令：「提取此信件的型號與數量，並生成回覆草稿」 -> 業務助理核對 -> 一鍵傳送。

結果顯示，該助理每天節省了將近 1.5 小時的純打字時間，這正是轉型帶來的實質獲利。

AI 不會取代你，但會用 AI 的人會

在這個變革的時代，我們不需要成為程式工程師，只需要學會如何「對話」。Google Gemini 對於傳統產業與內勤同仁來說，是一張進入數位世界的門票。它耐心、準確（在你的引導下）、且全年無休。如果你能把它當成一個「剛進公司的行政實習生」來指導，你會驚訝於它能為你分擔多少重擔。