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      有沒有發現,其實心裡的慌亂感是因為資訊掌握不夠?

      【圈出範圍】抓住關鍵資訊

      2023 Apr 16 核心觀念 提高工作效能


      「老師,我們這個部門經常要接很多的任務,主管想到什麼就把工作丟過來,每天我都在應付主管的臨時交辦任務,待辦清單是越加越長,我的所有時間都在做這些行政事務,忙也忙不完,主管要的東西又急又緊,我該怎麼辦啊?每天都好疲累!」

      「好的,我們先暫停一下。把腦海裏面以及手邊的待辦清單通通攤開來,確保自己可以"看見"目前所需要執行的任務有哪些?有沒有發現,其實是因為你覺得很多事情都趕在一個時間要送出去,"覺得"先做哪個都不對的,壓在肩上的其實是「情緒」而不是「任務」?」

      「有些資料其實還不夠完整,所以你覺得任務都是混亂而零碎的,我們再試著追問更多一點問題,確保自己手邊掌握的資訊可以幫助你做更有效的分析跟整理。譬如說這些任務的背後是要滿足哪個對象?他對於這些任務的完成度有什麼要求嗎?他衡量的標準是什麼呢?」

      「當這些都被列出來之後,我們可以回想一下哪些已經發生過的經驗是可以拿出來作為參考的?有沒有一些其實是有答案的或輔助參考的,你其實不需要從零開始執行的部分?是不是這樣又可以刪掉或整合一些任務呢了?」

      透過一層層的釐清,發散再收歛循環幾次,原本可以列出好幾頁的待辦清單,整合成主題明確且具有相關性的專案任務,甚至補上可能連主管同事都忽略的小細節,當架構被重新呈現出來時,答案與方向其實就很清晰了。

      有時候,我們需要的不是"學會",而是"解決"。只是學會,離可用其實還有一段距離;當事情被解決時,你可以從被解決的任務中發現下一次可以操作的訣竅,不僅印象可以強化,更可以降低重複犯錯的機率。希望以上的資訊對您有幫助,有任何效能提升的問題也歡迎回應跟提問喔!







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