【圈出範圍】抓住關鍵資訊

「老師，我們這個部門經常要接很多的任務，主管想到什麼就把工作丟過來，每天我都在應付主管的臨時交辦任務，待辦清單是越加越長，忙也忙不完，我該怎麼辦啊？每天都好疲累！」

我的回應通常是：先把腦海裡以及手邊的待辦清單通通攤開來，確保自己可以「看見」目前所需要執行的任務有哪些？有沒有發現，壓在肩上的其實是「情緒」而不是「任務」？

有些資料其實還不夠完整，所以你覺得任務都是混亂而零碎的。試著追問更多問題：這些任務的背後是要滿足哪個對象？他對於這些任務的完成度有什麼要求？他衡量的標準是什麼？

當這些都被列出來之後，回想一下哪些已經發生過的經驗是可以拿出來作為參考的？有沒有一些其實是有答案的，你其實不需要從零開始執行的部分？是不是這樣又可以刪掉或整合一些任務了？

透過一層層的釐清，發散再收斂循環幾次，原本可以列出好幾頁的待辦清單，整合成主題明確且具有相關性的專案任務。當架構被重新呈現出來時，答案與方向其實就很清晰了。

有時候，我們需要的不是「學會」，而是「解決」。當事情被解決時，你可以從被解決的任務中發現下一次可以操作的訣竅，不僅印象可以強化，更可以降低重複犯錯的機率。