告別瞎忙！一人工作者的 Google 自動化神技，讓你專注在核心業務

嗨！身為一人公司的老闆，你是否常常感到時間不夠用？案子接得越多，行政瑣事也跟著暴增。回覆信件、整理客戶資料、手動排程、製作發票…這些重複又繁瑣的工作，正一點一滴地侵蝕你的寶貴時間。

但別擔心，其實你不需要額外花錢買昂貴的工具，因為你每天都在用的 Google 已經內建了超強的「原生連動」功能。只要學會幾個簡單的串接技巧，你就能打造一套專屬你的自動化工作流，從此告別手動複製貼上，把時間留給真正能創造價值的核心業務。

這篇文章將帶你一步步解鎖 Google 的三大黃金工作流，讓你的事業輕盈起飛！

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第一部曲：行銷與客戶開發自動化

 

黃金組合：Gmail + Google Forms + Google Contacts

想像一下，當潛在客戶在你的網站上填寫諮詢表單，他們的資訊能自動彙整、自動歸檔，甚至直接變成你的聯絡人。這不是魔法，而是 Google Forms 的自動化威力。

為什麼要這麼做？ 傳統方式：當有客戶填表，你得手動打開信件、複製姓名、信箱、聯絡方式，再貼到試算表或通訊錄中。過程耗時又容易出錯。

自動化方式：你只需要設定好 Google 表單，所有資料都會自動彙整到 Google 試算表。更進階的做法是，利用Google Apps Script (不用寫程式，有許多範本可直接使用)，設定當有新資料時，自動將客戶資訊同步到你的 Google Contacts。如此一來，你的手機、信箱通訊錄都會自動更新，再也不用擔心漏掉任何一筆潛在商機。

實戰技巧：

1. 建立表單：在 Google Forms 中設計你的「聯絡我們」或「服務諮詢」表單，問題欄位可以包含姓名、電子郵件、服務需求等。

2. 連結試算表：表單建立後，點選「回覆」分頁，點擊試算表圖示，將所有回覆自動彙整到一個 Google Sheets 中。

3. 進階自動化：在 Google Sheets 中，點選「擴充功能」>「Apps Script」。你可以上網搜尋「Google Forms to Contacts Script」等關鍵字，找到現成的腳本，稍加修改就能讓資料自動同步。

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第二部曲：專案流程管理無痛化

 

黃金組合：Gmail + Google Docs + Google Calendar

當你收到一封新專案的詢價信件，你是習慣在信箱裡來回溝通，還是另開一個 Word 檔案來記錄？高效的專案管理，應該從第一封信件開始。

為什麼要這麼做？ 傳統方式：你可能在信箱裡搜尋舊信件，在不同文件間切換，時程又散落在筆記本或待辦清單中，搞得一團混亂。

自動化方式：你可以直接在 Gmail 中，將詢價信件一鍵轉成 Google Docs 專案文件。同時，利用「新增到日曆」功能，將重要的截止日、會議時間同步到你的 Google Calendar。所有專案資訊都集中在一個地方，方便追蹤與管理。

實戰技巧：

1. 從 Gmail 建立專案文件：打開一封重要的詢價信件，點擊信件上方的「更多」或三點圖示，選擇「建立文件」。這會自動產生一個 Google Docs 檔案，並把信件內容複製進去，作為你的專案草稿。

2. 時程同步到日曆：在 Gmail 中，點擊信件下方的「新增到日曆」圖示。Google 會自動抓取信件中的日期、時間等關鍵資訊，並在你的日曆上建立一個活動，讓你隨時掌握重要時程。

3. 善用共用與註解：在 Google Docs 中，你可以邀請客戶或合作夥伴共同編輯或留言，讓溝通更即時。

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第三部曲：行政與財務處理系統化

 

黃金組合：Google Drive + Google Docs/Sheets

當專案確定後，報價單、合約、發票等文件接踵而來。沒有一個清晰的檔案管理系統，這些文件很容易散亂在你的電腦各處，造成混亂。

為什麼要這麼做？ 傳統方式：你的文件可能命名混亂，分散在不同的資料夾，甚至存放在不同的雲端硬碟，每次找檔案都像大海撈針。

自動化方式：在 Google Drive 中建立一套系統化的資料夾結構，不僅方便你快速找到任何文件，還能利用文件模板，讓你一鍵複製、快速生成新的報價單或發票，大幅縮短行政時間。

實戰技巧：

1. 建立清晰的資料夾結構：在 Google Drive 根目錄，建立一個「客戶管理」資料夾。進一步在裡面為每個客戶建立子資料夾，例如「客戶 A」>「專案名稱」>「合約文件」、「發票」等。

2. 善用文件模板：先製作一份空白的報價單或發票模板（Google Docs 或 Sheets），命名為「報價單-模板」、「發票-模板」。當需要使用時，直接在對應的資料夾中複製這份模板，再進行修改，就能確保格式一致性。

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結語：別再被瑣事綁架，拿回你的時間主導權！

 

一人工作者最寶貴的資產就是時間。學會這幾招 Google 自動化神技，不僅能提升你的工作效率，更能讓你從繁瑣的行政工作中解放，專注於提供優質服務、開發新客戶，真正推動你的事業成長。

別再猶豫了！現在就開始動手，為自己建立一套高效的 Google 工作流吧！