Google 團隊工作流怎麼不亂？共用規則與命名方式才是關鍵設計

1. 你們團隊是不是常常出現「我以為你會處理」這句話，卻說不清楚到底是誰該接手？

2. 同一件事情，會不會同時躺在某個人的信箱、另一個人的任務清單，卻沒有人能確認現在的狀態？

3. 當你打開任務清單時，裡面是不是一堆「回信、跟進、處理一下」這種只有自己看得懂的項目？

4. 行事曆上明明排滿事情，但臨近時間才發現，相關準備根本還沒有人負責？

5. 團隊交接或請假時，是不是一定要花很多時間口頭解釋「這些事情現在卡在哪」？

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如果這些問題讓你邊看邊點頭，代表問題很可能不在工作態度，而是在沒有一套共用規則與命名方式，讓事情能被正確理解與接住。

這也是我在協助團隊設計 Google 工作流時，一定會先處理的核心。

在企業內訓現場，我幾乎每次都會遇到同一個狀況。

團隊已經在用 Google Workspace，每個人帳號都有、工具也開齊了，但事情還是常常漏、常常重複、常常互相等。

主管會說：「我們不是已經有 Gmail、Tasks、行事曆了嗎？」
學員會回我一句：「老師，我們真的都有在用。」

老實說，我完全相信。

因為問題從來不在「有沒有用工具」，而是在 大家用的是不是同一套規則。

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為什麼團隊一多人，工作流就會崩

個人工作流可以靠習慣撐住，團隊不行。

我看過很多團隊，問題通常集中在三個地方：

• 每個人對「這封信算不算任務」的理解不同

• 任務命名方式完全憑感覺

• 行事曆裡的事情，只有建立的人看得懂

結果就是，一件事情在 A 的信箱、B 的 Tasks、C 的行事曆，各自存在，但沒有人敢說自己一定有接到。

這時候再多功能都救不了。

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團隊流程的第一步，不是工具設定，而是共用判斷語言

我在帶團隊時，第一件事不是教按鈕，而是先對齊「判斷標準」。

我會請整個團隊先約定三件事：

• 什麼樣的信件，一定要轉成任務

• 什麼樣的事情，一定要進行事曆

• 什麼情況下，信件可以直接封存

這三個約定，就是團隊的「工作語言」。

沒有這層共識，後面怎麼教都會走鐘。

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共用規則一：信件只負責一件事「觸發」

在團隊流程裡，我會明確定義一件事：

信件只負責通知，不負責記憶。

也就是說，Gmail 的角色只有一個，就是讓事情被看到。

只要一封信符合以下其中一個條件，就一定要離開信箱：

• 需要有人跟進

• 需要等待結果

• 需要在未來某個時間處理

如果沒有動作需求，那封信就應該在閱讀後離開收件匣。

這個規則一旦確立，團隊信箱的心理壓力會立刻下降。

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共用規則二：任務命名一定要讓「別人看得懂」

任務命名，是團隊流程最容易被忽略，卻最致命的地方。

我會直接禁止三種寫法：

• 回信

• 處理信件

• 跟進一下

這些命名只有建立的人看得懂，團隊其他人完全無法接手。

在團隊中，我會要求任務命名一定包含三個元素：

• 動作

• 對象

• 產出或狀態

舉幾個我實際用過的範例：

• 整理報價給 A 客戶

• 確認專案 B 是否已回覆

• 更新合約版本並回傳法務

這樣的任務，就算換人接，也不需要再解釋。

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共用規則三：Tasks 是責任，行事曆是承諾

很多團隊會把 Tasks 跟行事曆混著用，最後兩邊都不可信。

我在實務上會幫團隊定義得很清楚：

• Tasks 代表「誰負責」

• 行事曆代表「什麼時候一定會發生」

只要一件事涉及跨部門、對外、或交付時間，就一定要進行事曆。

反過來，屬於個人準備、內部追蹤、等待回覆的，就留在 Tasks。

這樣一來，大家在看行事曆時，知道那是不能動的時間；在看 Tasks 時，知道那是責任清單。

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共用規則四：命名要能被搜尋與排序

團隊規模一大，任務一定會爆量。

這時候命名方式會直接影響後續管理能力。

我常建議團隊加上一層簡單結構，例如：

• 【客戶】整理報價給 A 公司

• 【內部】確認專案 B 進度

• 【行政】回傳合約簽核版本

這不是為了美觀，而是讓 Tasks 在一多的時候，還能快速掃描與排序。

重點是，全隊用同一套前綴，不是各寫各的。

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共用規則五：建立「轉換完成」的默契

團隊最常出事的狀況，是這一句話：

「我以為你看得到那封信。」

所以我會要求團隊建立一個很明確的默契：

只要事情還在信箱，就代表還沒交付。

只有當信件已經被轉成任務，或被放進行事曆，事情才算正式進入流程。

這個規則一確立，責任邊界會清楚很多。

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常見錯誤做法與實際修正差異

錯誤做法我看過太多，包括：

• 任務命名每個人一套

• 行事曆裡一堆只有自己懂的備忘

• 信件留著當提醒

修正後的團隊，通常只做了三個改變：

• 任務一看就知道在幹嘛

• 行事曆只剩下真正的承諾

• 信箱不再是待辦集中地

結果是，會議少了、追問少了、重工也少了。

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如果你要在團隊推這套流程，從哪開始

不要一次全改，先從兩件事下手：

• 第一，訂一頁「任務命名範例」，全隊照抄。
• 第二，約定哪些事情一定要進行事曆。

只要這兩件事穩住，後面的工具細節都會慢慢跟上。

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流程設計的本質，其實是降低誤解

我常跟主管說，流程不是為了控管人，而是為了減少「我以為你知道」。

當共用規則與命名方式清楚，事情自然會往對的位置走。

如果你已經感覺到團隊不是不努力，而是卡在協作混亂，那問題很可能不是工具不夠，而是少了這一層流程設計。