Notion 實戰指南:從混亂到有序的系統思維

你是否也有這樣的困擾?

工作資訊散落在 Line、Email、Google 文件、Excel、便利貼之間,每次要整理或回顧時都得在不同工具間來回切換,既耗時又消耗心力。

Notion 的真正價值,不在於取代所有工具,而是把重要的工作資訊集中管理,讓你在一個頁面中就能看清楚目前狀態與下一步行動。更棒的是,基本功能完全免費。

實務上,許多專業工作者會用 Notion 來整合:專案進度追蹤、會議紀錄彙整、個人任務管理、團隊共用資料,以及需要長期維護的工作知識庫。

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為什麼你用 Notion 越用越亂?

在實務教學與大量使用案例中,我發現四個反覆出現的痛點:

痛點 1:資料很多,但找不到重點

筆記、會議紀錄、專案頁面散落各處,無法快速形成決策依據。

痛點 2:每個頁面都很漂亮,但沒有行動

模板填完後就放著,待辦事項沒有真正被推進,最後變成「好看的資料庫」。

痛點 3:系統一開始很順,後來難以維護

專案變多、團隊成員增加後,原本的架構開始崩解,維護成本越來越高。

痛點 4:模板看起來很厲害,卻無法轉成自己的系統

照搬別人的模板後發現不符合自身工作流程,最後又回到原點。

這些問題的根源,不是你不會用 Notion,而是缺少「系統設計」的視角。

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核心觀念:從頁面思維到資料庫思維

許多使用者停留在「一個專案建一個頁面」的思維,但 Notion 真正的威力在於資料庫思維。

什麼是資料庫思維?

• 每一筆資料都是可重複使用的物件 — 不需要重複輸入相同資訊
• 不同檢視只是同一批資料的不同角度 — 同一個任務可以在日曆、看板、表格中同時呈現
• 關聯(Relation)與彙總(Rollup)讓資訊互相連動 — 專案狀態改變時,相關任務自動更新

常見錯誤對照表

做法	產生的問題
每個專案建一個獨立頁面	無法總覽所有專案進度
待辦事項寫在會議紀錄裡	行動被埋沒在文字中
不使用資料庫關聯功能	需要重複輸入,維護困難

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實用組合一:專案 × 任務 × 行動系統

適用場景: 上班族專案管理、講師備課規劃、自由工作者多案並行

Step 1:建立三個核心資料庫

專案資料庫

• 狀態(進行中/已完成/暫停)
• 負責人
• 起始日期與截止日期
• 專案目標(一句話說明)

任務資料庫

• 所屬專案(Relation 關聯到專案資料庫)
• 優先順序(高/中/低)
• 完成狀態
• 預計完成時間

行動資料庫(進階選項)

• 將「需要立刻執行的事」從任務中拉出
• 降低認知負荷,聚焦當下

Step 2:用關聯讓系統開始運作

1. 在任務資料庫中,新增「所屬專案」欄位,關聯到專案資料庫
2. 在專案頁面中,嵌入「該專案的任務檢視」
3. 當任務狀態改變時,專案進度自動更新

Step 3:用檢視解決不同情境

• 今日待辦 — 篩選條件:截止日期 = 今天
• 卡關任務 — 篩選條件:狀態 = 停滯或待討論
• 快速完成清單 — 篩選條件:複雜度 = 低 且 狀態 = 未開始

這樣的組合能確保每一個專案都能連結到具體行動,不再只是空中樓閣。

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實用組合二:會議紀錄變行動引擎

常見痛點

• 會議記錄寫得很完整,但會後沒人執行
• 重複討論同樣的問題,因為找不到過去的決策記錄

解法:會議資料庫 × 任務資料庫

Step 1:建立會議資料庫

欄位設計:

• 會議日期與時間
• 參與人員
• 會議類型(週會/專案會議/臨時會議)
• 關聯任務(Relation)
• 決策事項(重點摘要)

Step 2:在會議中即時產生任務

• 每討論到一個決議,立即在任務資料庫新增一筆任務
• 當場指派負責人與完成期限
• 在會議紀錄中關聯該任務

Step 3:反向驗證系統是否有效

• 若會後任務完成率提升 → 設計有效
• 若仍然卡關 → 檢查任務顆粒是否過大,或責任歸屬不明確

這能讓會議從「記錄行為」轉變為「行動引擎」,真正產生後續執行力。

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實用組合三:知識管理,而非囤積筆記

常見迷思

「只要記得夠多,總有一天會用到。」

實際上,大多數筆記建立後就再也沒被打開過,變成數位倉庫。

正確方向:輸入 → 消化 → 輸出

Step 1:輸入資料庫

• 來源(書籍/課程/文章/播客)
• 核心觀點(用一句話總結)
• 建立日期

Step 2:消化標記

• 理解程度(已理解/需再讀/待實踐)
• 可應用場景(工作專案/教學內容/個人成長)
• 相關標籤

Step 3:輸出連結

• 關聯到正在進行的專案或內容產出
• 設定定期檢視提醒(例如每月一次)
• 若三個月內無法應用,標記為「暫存」或直接刪除

這樣的流程能避免 Notion 變成另一個讓人焦慮的數位囤積空間。

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開始行動:你的下一步

Notion 不是萬能工具,但可以「剛剛好」滿足你的需求。它的價值不在於功能多強大,而在於你是否願意為自己的工作與生活設計結構。

建議步驟

1. 從痛點出發 — 先解決一個最困擾你的問題(專案混亂?會議沒追蹤?筆記太多?)
2. 用最小可行組合開始 — 不要一次建立太複雜的系統
3. 持續驗證與調整 — 使用兩週後檢視:這個設計有幫助嗎?哪裡需要改進?

如果你正在卡關,請記住:

不是你不會用 Notion,而是你的系統還沒長成適合你的樣子。

給自己一點時間實驗、犯錯、調整,最終你會找到屬於自己的工作流程。

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想看實際範例?文末附上「專案 × 任務 × 行動」系統的模板連結,歡迎閱讀。
https://meifen-mentor.notion.site/notion-practical-workflow-system?source=copy_link