不是新人學太慢，是沒人幫他翻譯：用 Gemini 把專業術語變成可落地的工作語言

前陣子在一場學習策略工作坊，我看到一位學員把會計課的板書拍下來，丟給 Gemini，打了一句「這是什麼意思」。AI 回了一大段，學員看完，眉頭皺得更緊了。

她跟我說：「每個字我都看得懂，但連在一起就不懂。」

這句話，我在企業內訓現場也聽過很多次。新人拿到財務報表、作業 SOP、法規條文，卡住的原因往往不是不認真，而是沒有人幫他把專業語言翻譯成工作語言。主管忙，資深同事沒空一句一句解釋，新人也不好意思一直問，最後只能硬背、猜意思、做錯再被糾正。

這篇文章，我把那場工作坊的學習流程整理出來，並轉成三個企業今天就能用的範例。

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為什麼問了 AI，還是看不懂？

多數人用 AI 學新東西，常卡在兩個迷思。

迷思一：只要問「這是什麼意思」就夠了

• 只丟一句問題：AI 不知道你是誰、懂多少，只能給教科書式的完整解釋，資訊量一大，反而更難吸收。
• 先設定角色與條件：告訴 AI 用什麼身分說明、說給誰聽、限制幾個字，它才會給你剛好聽得懂的答案。

迷思二：一次問到底，最有效率

工作坊裡的學員一開始想直接問最難的題目，結果 AI 的解釋裡又冒出更多看不懂的名詞。我給她的原則只有一句：先懂基礎概念，才能理解更深的內容。一層一層往下問，看起來比較慢，其實比較快。

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用 Gemini 學專業知識的五個步驟

這是那場工作坊實際帶學員走過的流程，使用 Gemini 或 Gemini 筆記本都可以。

步驟一：拍照，把卡住的地方留下來

看不懂的板書、文件段落、報表欄位，先拍下來。不要靠記憶轉述，原文才是 AI 判斷的依據。

步驟二：上傳，讓 AI 看到同一份資料

把照片上傳到 Gemini。如果是需要反覆查詢的資料，例如整份 SOP，建議放進 Gemini 筆記本，之後每次提問都以這份資料為準。

步驟三：下指令，說清楚你卡在哪裡

不是問「這是什麼」，而是「我看不懂第二段的這個詞，請說明它在這份文件裡的意思」。問題越具體，答案越準。

步驟四：設定角色與輸出條件

指定 AI 的身分，例如會計師或資深專案經理，並限制字數，例如 30 到 50 字。字數一限縮，AI 就必須挑重點講。

步驟五：循序漸進追問

先問定義，再問例子，最後才問計算或應用。卡住的時候，針對卡住的那一步做第二次提問，而不是整題重問一次。

可直接複製的基本指令：

「你是一位資深會計師，正在帶第一週上班的新人。請用 50 字以內、不使用專業術語的方式，說明照片中『合約負債』的意思，再舉一個生活中的例子。」

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「中翻中」：把專業術語翻成工作語言的三層轉化

我把這個方法叫做「中翻中」。明明都是中文，但專業術語和日常語言之間，隔著一道需要翻譯的牆。轉化分三層：

• 第一層，白話化：把術語換成國中生也聽得懂的話。
• 第二層，情境化：連結到讀者熟悉的生活或工作場景。
• 第三層，實作化：套進一個真實的數字或案例，自己算一次。

三層都走完，才算真的懂。只停在第一層，下次換個題目還是會卡住。

一個提醒：AI 和筆記都可能出錯

整理那場工作坊的紀錄時，我發現筆記上的會計恆等式被寫成「資產＝股東權益＋收益－負債」。正確應該是資產＝負債＋權益，展開後是「資產＝負債＋股本＋收益－費損」。這類錯誤，AI 也可能犯。所以基礎定義一定要自己確認過一次，這正是「基礎優先」原則真正的用處：它讓你有能力發現錯誤。

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企業可以立即應用的三個範例

範例一：讓業務與客服看懂財務語言

情境：一家有會員制度的零售品牌，客服常被問「儲值的錢可以退嗎」，業務在推會員方案時，也搞不懂財務部為什麼說「預收的錢還不能算營收」。

用中翻中拆解：

• 白話化：合約負債，就是「客人先付了錢，但我們還欠他商品或服務」。
• 情境化：就像你先買了一整年的健身房會籍，健身房收到錢，但還欠你十二個月的服務。
• 實作化：會員預付 12,000 元年費，當下現金（資產）增加 12,000 元，合約負債也增加 12,000 元，等式兩邊一樣多。每過一個月、服務提供完畢，合約負債減少 1,000 元，同時認列 1,000 元收入。

點數兌換、生日禮這類項目，也可以照同樣方式追問：「這筆成本什麼時候認列？記在哪個科目？」實際的會計處理仍以公司財務部門或會計師的判斷為準，但第一線同仁至少能聽懂財務在說什麼，回答客人時也更有把握。

指令範本：

「你是公司的財務主管，要向第一線客服說明『會員預收款為什麼是合約負債』。請分三段：一句話白話解釋、一個生活比喻、一個用 12,000 元年費試算的例子。每段不超過 50 字。」

範例二：新人消化內部 SOP 與作業規範

情境：品管、採購、人資的作業規範，常寫滿「依權責核決」「異常處置」這類用語。新人讀完第一遍，只記得步驟很多，不知道哪一步最重要。

做法是把 SOP 上傳到 Gemini 筆記本，讓 AI 先把流程翻成新人版本，再挑出最容易出錯的地方。

指令範本：

「你是帶過很多新人的部門主管。請根據這份 SOP，用新人第一週聽得懂的話，整理成三個部分：這份流程在解決什麼問題、五個關鍵步驟（每步 30 字內）、新人最常做錯的兩個地方。文件中沒寫的內容，請標註『文件未提及』，不要自行補充。」

最後一句很重要。要求 AI 標出文件沒寫的部分，可以避免它自行補內容，主管審核時也比較容易抓出問題。

範例三：跨部門會議前的術語對照小抄

情境：IT 部門向業務部門說明新系統上線，滿口「權限」「串接」「測試環境」，業務聽得一頭霧水，會議開了一小時，結論還是模糊。

會議前，由主辦人把簡報或議程交給 Gemini，產出一張術語對照小抄，會前先發給與會者。

指令範本：

「這是一份 IT 部門的系統上線簡報，聽眾是業務部門。請找出簡報中業務同仁可能看不懂的 8 個術語，用表格整理：術語、白話解釋（20 字內）、對業務工作的影響（一句話）。」

這張小抄做一次，之後每場相關會議都能沿用，也能直接放進新人訓練資料。

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給 HR 與主管：把「翻譯」變成組織的能力

這三個範例背後，其實是同一件事：專業知識要能在組織裡流動，就需要有人負責翻譯。過去這件事靠資深同事的耐心，現在可以讓 AI 先做第一輪，再由懂行的人把關。

• 過去的做法：新人卡住就問人，問的人越多，資深同事越忙，知識還是只存在少數人腦中。
• 現在的做法：新人先用五步驟自學，把整理好的術語小抄交給主管確認，確認後的版本變成部門共用的資產。

本週練習：

1. 挑一份工作上最常讓人卡住的文件，報表、SOP、規範都可以。

2. 用五步驟跑一次，記得指定角色、限制字數。

3. 用中翻中三層，挑出 5 個關鍵術語，整理成一張小抄。

4. 請一位懂行的同事花五分鐘確認，修正後存進部門共用資料夾。

新人學得慢，很多時候不是能力問題，而是中間少了一個翻譯的人。現在，這個翻譯可以先交給 AI，再由你把關。

你的部門裡，哪一個專業術語最常讓新人卡住？歡迎在留言分享，我們一起把它翻成工作語言。