一個入口三個步驟：Gemini 整理資訊、建立筆記本、做出隨時可查的手機介面

新人報到的第一週，行政的座位旁邊總是特別熱鬧。「請假要從哪個系統申請？」「報帳單據要交給誰？」「印表機怎麼連？」同一個問題，一天被問三次是常態。主管在外面開會，手機也會跳出新人的訊息，想回答卻一時想不起規定寫在哪一頁。

我在企業內訓時請大家分享這個場景，幾乎每一間公司都會有人苦笑點頭。資料其實都有：新人手冊的 PDF、人資寄過的公告信、群組裡的記事本、共用雲端裡某個資料夾。問題不是沒有資料，而是需要的那一刻，資料不在手邊，也找不到入口。

這篇文章用「新人報到常見問題查詢卡」當例子，示範只用 Gemini 一個入口，完成三件事：整理資訊與回答規則、直接建立筆記本、做出手機上隨時可查的介面。不用寫程式，一個下午就能做出第一版。

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先釐清三個常見迷思

開始動手之前，先把三個我在課堂上最常聽到的誤會說清楚，可以少走很多冤枉路。

迷思一：要有資料庫和查詢介面，就得會寫程式或買系統

過去確實如此，但現在 Gemini 可以直接在對話裡建立筆記本，也可以用 Canvas 依照你的描述做出可以操作的網頁介面。你要負責的不是程式，而是把「誰會用、在什麼情境用、要查什麼」說清楚。

迷思二：把檔案丟進筆記本，就等於建好資料庫

檔案丟進去，AI 確實讀得到，但如果原始資料前後矛盾、新舊版本混在一起，回答也會跟著混亂。資料庫好不好用，關鍵在丟進去之前有沒有先整理過結構，並且訂好回答規則。

迷思三：Canvas 做出來的介面，會自動跟著筆記本更新

這一點最容易誤會。Canvas 做出的是在瀏覽器裡執行的小工具，介面上的內容是產生當下寫進去的。筆記本裡的規定改了，介面不會自己變，需要請 Gemini 依照新資料重新產生一次。所以我會建議在介面上放一行「最後更新日期」，讓使用的人一眼知道資料新不新。

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一個入口三個步驟，做出新人報到查詢卡

先補充一個背景：Google 在 2026 年 7 月把 NotebookLM 改名為 Gemini Notebook，而且現在可以直接在 Gemini 應用程式裡建立筆記本，兩邊的名稱、來源與自訂指示會自動同步。也就是說，從整理資料到做出介面，都可以在 Gemini 裡完成，不用在兩個工具之間來回切換。

步驟一：用 Gemini 整理資訊，並寫好回答規則

先把手邊散落的資料集中起來：新人手冊、請假與加班規定、報帳流程、常用系統的帳號申請方式、各窗口的分機或信箱。接著不要急著建筆記本，先請 Gemini 幫你整理成統一的格式。

提示詞範本：我附上的是公司給新人的報到資料。請整理成新人常見問題清單，每一題包含五個欄位：分類（行政、人事、資訊、財務）、問題、答案、負責窗口、資料出處。內容有前後矛盾或看不出是否為最新版本的地方，請另外列出來給我確認，不要自行判斷。

最後一句很重要。行政同仁最清楚哪一份規定才是現行版本，讓 AI 把疑點挑出來，由人來決定，資料庫的可信度才站得住。

確認內容後，再請 Gemini 幫你寫一段筆記本的自訂指示，例如：

• 回答對象是到職三個月內的新人，用語親切、避免公司內部縮寫
• 每個回答先給結論，再列步驟，最後附上負責窗口
• 資料中查不到的問題，直接回答「目前資料沒有收錄，請洽人資窗口」，不要自行推測

步驟二：直接在 Gemini 建立筆記本

手機或電腦都可以操作。打開 Gemini，點左上角選單，在「筆記本」區塊選擇新增筆記本，取一個好認的名字，例如「新人報到查詢」。接著加入來源，可以上傳檔案、選擇雲端硬碟的文件、貼上網址或直接貼上文字，把步驟一整理好的問答清單放進去。最後到筆記本設定，貼上剛才寫好的自訂指示，再把這個筆記本釘選起來，之後一打開 Gemini 就看得到。

如果你剛才就在同一個對話裡整理資料，也可以直接輸入：「@Gemini Notebook 請建立一個名為『新人報到查詢』的筆記本，並把上面整理好的問答清單加入為來源。」

建好之後，這個筆記本也會出現在 Gemini Notebook 裡。兩邊的差別可以這樣分工：

• 在 Gemini 裡對話：可以搭配網路搜尋和各種 Gemini 工具，適合做介面、改寫內容、延伸應用
• 在 Gemini Notebook 裡對話：只依據筆記本來源回答，適合核對規定、確認答案有沒有出處

提醒兩件事：這項整合是逐步開放，如果選單裡還沒看到筆記本，可能是帳號尚未輪到；另外，從雲端硬碟加入來源等部分功能，需要開啟 Gemini 應用程式活動記錄才能使用。

步驟三：在筆記本裡用 Canvas 做出手機介面

在筆記本的對話中，從工具選單開啟 Canvas。描述介面時，我習慣抓四個要素：使用情境、畫面、互動、內容。

提示詞範本：請根據這個筆記本的問答清單，用 Canvas 做一個手機優先的「新人報到查詢卡」網頁。使用情境：新人在走廊、會議室外用手機快速查詢。畫面：上方一個搜尋框，下方是行政、人事、資訊、財務四個分類按鈕，字體要大、按鈕要好點。互動：點分類只顯示該類問題，點問題展開答案，答案下方顯示負責窗口。內容：全部使用清單中的問答，頁面最下方標示最後更新日期。

第一版出來後，用手機實際點點看，再用一句話請 Gemini 修改，例如「分類按鈕改成兩欄排列」「搜尋時同時比對問題和答案」。滿意之後分享 Canvas 連結，用手機瀏覽器打開，加到主畫面，就變成一個點了就能用的查詢卡。修改的部分建議在電腦上進行，手機版 Canvas 的編輯功能比較受限。

分享前請再確認一次內容：分享連結是取得連結的人就能查看，個人資料、薪資、內部帳號密碼這類資訊，一律不要放進查詢卡。這也是步驟一要先整理、先篩選的另一個原因。

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今天就能開始的具體行動

不需要一次做到完美。先挑一份最常被問的資料，做出第一版，讓兩三位同事試用，再依照他們的回饋調整。

30 分鐘行動清單：

1. 挑出最近一個月被問最多次的十個問題，找到對應的資料出處。

2. 請 Gemini 整理成五個欄位的問答清單，並寫好筆記本自訂指示。

3. 在 Gemini 新增筆記本，加入問答清單，貼上自訂指示並釘選。

4. 在筆記本裡開啟 Canvas，用四要素提示詞做出查詢卡，加到手機主畫面。

5. 在筆記本裡記下一條規則：資料有更新時，同步重新產生查詢卡並更新日期。

如果你想更深入，可以接著讀這幾篇：用 Google 文件串接資料庫做提案與報告，請看用 NotebookLM 建資料庫、讓 Gemini 動手做事；想善用語音摘要、心智圖等一鍵產出，請看NotebookLM 完整攻略；想多練習用 Canvas 做小工具，請看用 Gemini Canvas 做出線上轉盤抽卡機。若你的團隊想把這套做法導入部門，也歡迎與我聯繫企業內訓。

最後想問問你：在你的工作裡，最希望隨時能在手機上查到的，是哪一份資料？歡迎在留言分享，說不定下一篇的示範案例就是它。