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【圈出範圍】抓住關鍵資訊

有沒有發現,其實心裡的慌亂感是因為資訊掌握不夠?

2023 Apr 16 工作流程設計

「老師,我們這個部門經常要接很多的任務,主管想到什麼就把工作丟過來,每天我都在應付主管的臨時交辦任務,待辦清單是越加越長,忙也忙不完,我該怎麼辦啊?每天都好疲累!」

我的回應通常是:先把腦海裡以及手邊的待辦清單通通攤開來,確保自己可以「看見」目前所需要執行的任務有哪些?有沒有發現,壓在肩上的其實是「情緒」而不是「任務」?

有些資料其實還不夠完整,所以你覺得任務都是混亂而零碎的。試著追問更多問題:這些任務的背後是要滿足哪個對象?他對於這些任務的完成度有什麼要求?他衡量的標準是什麼?

當這些都被列出來之後,回想一下哪些已經發生過的經驗是可以拿出來作為參考的?有沒有一些其實是有答案的,你其實不需要從零開始執行的部分?是不是這樣又可以刪掉或整合一些任務了?

透過一層層的釐清,發散再收斂循環幾次,原本可以列出好幾頁的待辦清單,整合成主題明確且具有相關性的專案任務。當架構被重新呈現出來時,答案與方向其實就很清晰了。

有時候,我們需要的不是「學會」,而是「解決」。當事情被解決時,你可以從被解決的任務中發現下一次可以操作的訣竅,不僅印象可以強化,更可以降低重複犯錯的機率。

  • 腦力管理
  • 效能提升
  • 工作整理學
  • 工作整理
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1則留言
黃○○ 2023-04-17 09:30:46
我覺得我好需要學習這個

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