AI 時代我仍然堅持教筆記術：用 Gemini＋極簡模板把思考變成可執行流程

多數學員在課堂一開始，其實都卡在這三個問題

• 「我每天都有記東西，但為什麼事情還是一直漏？」
  訊息、會議、想法都有留下來，可是要用的時候找不到，或根本不知道下一步該做什麼。

• 「AI 回答我一大段，看起來很完整，但我不知道該從哪裡開始動手。」
  明明有答案，卻還是停在原地，最後又回到原本的工作方式。

• 「我不是不想整理，而是根本不知道『整理到什麼程度才算夠』。」
  一整理就想做到完美，結果反而什麼都沒整理，久了就放棄。

最近我開了一堂「效率大升級：去蕪存菁高效筆記術」。這門課我教了很多年，但它從來不是固定版本。每隔一段時間，我都會回頭檢視學員最常卡住的地方，調整示範順序、刪掉用不到的步驟，必要時連工具都會換掉，只留下真正能在日常工作中「用出來」的方法。

不少人會問，AI 都已經這麼強了，筆記還重要嗎？老實說，我的感受剛好相反。正因為 AI 讓取得答案變得太容易，筆記反而更關鍵了。因為 AI 不會自動幫你完成兩件事：

第一，你現在真正要處理的是哪個問題？

第二，這個答案要怎麼接回你的工作流程，變成下一步行動？

所以我在課堂上一直強調，筆記不是工具選擇題，而是一種能力，一種「思考能不能實際應用」的能力。

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AI 時代更需要筆記的原因，不在記錄，而在轉譯

在企業內訓與陪跑輔導的現場，我看過各式各樣的學員。有些人學 AI 學得很快，提示詞記得很熟，功能也玩得很順，但兩週後再回來討論，狀況卻幾乎沒有往前推。多半不是因為他不夠努力，而是少了一個把想法轉成行動的中介。

我常用一個很生活化的比喻來說明這件事。AI 很像坐在你旁邊的一位同事，反應快、口條好，你問什麼，他都能立刻給你一段完整回應。但真正困難的地方在後面：

你要怎麼把這段紀錄起來的話放進專案裡、放進行程裡、放進下一個需要跟進的任務裡？如果這一段沒有處理，你很容易一直停在「我好像懂了」的狀態。

懂得寫筆記的學員，通常會呈現出三個很明顯的差異。

第一，思考比較不容易打結。即使資訊很多，也知道先抓主題，再抓重點。
第二，提問比較有方向。他會先釐清自己卡住的位置，而不是把所有焦慮一次丟出去。
第三，能把模糊的想法轉成行動。他不一定動作最快，但知道下一步該怎麼推。

這些差異其實都和工具無關，而是思考品質。AI 只會放大原本的狀態，你本來就清楚，它會讓你更快；你本來就混亂，它只會讓你更忙。

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我的教學切入點：先讓筆記發生，再談工具與整理

我在設計這堂課的時候，有一個很明確的原則：先不要急著談工具。真正重要的不是你用什麼，而是你能不能在真實的工作節奏裡，把想法留下來。

所以整個流程是刻意這樣安排的：先用手機建立最低摩擦的筆記入口，再用紙本的兩個極簡模板，把內容整理成能往前推進的結構，最後才讓 AI 進場，當加速器，而不是主角。

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實際案例一：手機＋Gemini，讓開完會的混亂變成可跟進任務

在課堂上，我常聽到內勤同仁說：「會我都有聽懂。」但回到座位上，開始收信、回訊息、處理零碎事情，半小時後剛剛的內容就散掉了。

我的做法其實很直接。會議一結束，不要求你坐下來寫筆記，只要拿起手機，打開 Gemini，用口述把內容丟進去。講得隨意一點也沒關係，就像在講電話，只要關鍵字有留下來就好。

接下來這一步很重要，我會請學員不要做摘要，而是請 Gemini 幫忙轉成「可執行的清單」。指令可以很簡單，例如：「把我剛剛說的內容整理成三個區塊：待辦事項、需要確認的問題、時間點，每一項用動詞開頭。」

這樣做的效果通常產出會很穩定，因為它會逼你把內容拆成「真的能做的事」。最後，再把這些清單放進你原本就在用的任務工具或行事曆裡。

而使用Google生態圈工具的好處就是，只要一個指令，幫我存到KEEP中/拆解到Task中，它就可以從條列內容轉為可執行清單或是任務。

同樣是用 AI，有些人只是多了一段整理過的文字，有些人則是真的把工作往前推了一步。

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九宮格與工字圖：用最小模板，幫想法找到落點

九宮格是我這幾年一直保留的工具，原因很單純，它幾乎不用學，但很耐用。特別適合處理「主題太大」或「想法一直發散」的狀況。

像是主管突然要求你推 AI，很多人第一個反應是焦慮。

這時我會請學員在九宮格中間寫下核心問題，外圍八格不寫工具，而是寫情境，例如哪些工作最耗時間、哪裡最常出錯、哪些流程最重複。

寫完之後，再拍照丟給 Gemini，請它幫忙找共通點，真正該先處理的焦點通常就會慢慢浮現。

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工字圖筆記：把「我懂了」變成「我接下來要做什麼」

工字圖是我處理「聽課很有感，回去卻沒動作」最常用的方式或是聽完會議，將內容轉為可執行步驟的方法。結構很簡單，上層寫情境，中層寫流水帳與判斷原則，下層寫行動。

當這張圖貼在桌上，它其實就是一個提醒機制，提醒你不要自動回到舊習慣。你不是不知道，而是少了一個把知道轉成行動的支點，多了兩個欄位，都可以讓你把思緒聚焦，行動往前一步。

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提問卡住時的反向做法：讓 AI 教你怎麼問

很多人不是不想問，而是真的不知道問題該怎麼長出來。這時我會示範一個反向用法，把混亂直接丟給 AI，請它先幫你整理成問題。

例如：「如果你是教練，面對我這個狀況，你會先問我哪些問題來釐清？」
這個練習的重點不在答案，而是在培養你對「好問題結構」的敏感度。

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我一直提醒學員，筆記不是拿來存資料的，而是拿來想事情、做決定、往前推進的。

AI 讓速度變快，筆記幫你守住方向。

如果你最近也覺得腦袋很亂，不妨先把思考放到你看得見的地方，筆記就是這樣的功能。當這件事開始發生，你會發現自己問的問題不一樣了，整個做事節奏，也會慢慢跟著改變。