你不是不會用 AI，你只是還沒建立「AI 工作流」

很多人用 AI 的方式，像在用一個陌生的同事

有問題才去找他，問完就離開，從來不讓他真正了解你的工作。

結果 AI 每次都給你「通用答案」，你覺得沒什麼用，慢慢就不再用了。

我在企業內訓課上常做一個調查：「你有在使用 AI 工具嗎？」舉手的人通常超過八成。但接著問：「你每天都會用嗎？」手就掉下去了，剩不到兩成。

這個落差，說明了一件事—大多數人「試過 AI」，但還沒真正「用進工作裡」。

問題不在 AI 不夠強，也不在你不夠聰明，而在於：你還沒建立屬於自己的「AI 工作流」。

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「偶爾問一問」vs「每天都在用」，差在哪裡？

我觀察過很多學員，真正能把 AI 融入工作的人，有一個共同點：

他們不是在「用工具」，他們是在「設計流程」。

舉個真實的例子。

我有兩位學員，都是行銷企劃，同樣知道 ChatGPT 可以幫忙寫文案。但一年後，他們的狀況完全不一樣——

學員 A 偶爾想到才打開 AI，每次都要重新想「要怎麼問」，問完發現答案太通用，修改半天，最後花的時間比自己寫還長，漸漸覺得「AI 不實用」。

學員 B 則花了兩個小時，把自己每個月固定要寫的內容整理出來：EDM 電子報、社群貼文、活動文案、提案說明。她為每一種內容設計了專屬的 Prompt 模板，存在 Notion 的「AI 工作流資料庫」裡。現在每次要寫內容，她先調出對應的模板，填入這次的主題和關鍵訊息，三分鐘出初稿，再花十分鐘潤飾成自己的語氣。

一樣的工具，一樣的能力，差別只在：誰先把流程設計好了。

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建立 AI 工作流的三個關鍵習慣

習慣一：把你的「重複任務」列出來

AI 最擅長的，是處理有規律、有結構的重複性工作。這類工作的特徵是：你做過一次，下次還會再做，而且格式和邏輯大同小異。

常見的例子包括：每週的會議記錄整理、每月的工作報告摘要、定期發送的客戶回覆信件、社群平台的貼文規劃、員工教育訓練的教材初稿⋯⋯

試試這個練習：

拿出一張紙（或打開一個新的 Notion 頁面），把你這週做過的工作全部列出來。然後圈出「下週還會再做一次」的項目。那些被圈起來的，就是你 AI 工作流的起點。

很多人做完這個練習才發現，原來自己有 30～40% 的工作是重複性的。這些時間，本來可以用 AI 節省一大半。

習慣二：為每個任務建立「專屬 Prompt」

通用的問題，只會得到通用的答案。這是很多人用 AI 覺得「沒什麼感覺」的根本原因。

好的 Prompt 就像一份工作簡報，你交代得越清楚，AI 產出的結果就越貼近你要的。一個完整的 Prompt 應該包含四個要素：

• 背景設定：你是誰、對象是誰、這份內容要用在哪裡
• 任務描述：你想要什麼樣的輸出
• 格式要求：長短、風格、結構
• 限制條件：不要什麼、要避免什麼

我自己的做法，是把這些 Prompt 全部存在 Notion 的一個專屬資料庫裡，每個任務類型是一筆記錄，裡面有「基本 Prompt 模板」和「範例輸出」。需要用的時候打開，把當次的主題填進去，改幾個關鍵字就能用。

這個 Prompt 資料庫，是我認為「AI 工作流」裡最值得花時間建立的一件事。

習慣三：讓 AI 進入你的「工作節奏」，而不是打斷它

很多人覺得用 AI 很麻煩，因為他們把 AI 當成「額外步驟」——需要特別切換到某個工具、重新想怎麼問、等待輸出、再複製貼回來。這樣當然會覺得費事。

真正有效率的方式，是把 AI 嵌入你本來就有的工作節奏裡，讓它變成你工作流程的一部分，而不是旁邊多出來的一個步驟。

• 早上開始工作前：把今天的待辦清單貼給 AI，依照「緊急度 × 重要度」排出優先順序。
• 開會前 10 分鐘：把會議主題告訴 AI，請它列出應該在這場會議上問的三個問題。
• 完成一份文件草稿後：請 AI 以「第一次看到這份文件的讀者」角度，告訴我哪裡不清楚。
• 一天結束前：用 AI 把今天做了什麼快速整理成工作日誌。

這樣的節奏，不是用 AI 取代你的思考，而是讓 AI 成為你思考的「外部記憶體」與「第一輪把關者」。

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工作整理學的核心：先整理，再自動化

我常說一句話：AI 是放大器，它會放大你原本工作流程的優缺點。

如果你的工作本來就清晰有條理，AI 會讓你更快、更準；如果你的工作本來就混亂、邏輯不清，AI 只會更快地幫你產出混亂。

這也是「工作整理學」的核心思維：在導入任何工具之前，先把工作流程整理清楚。因為工具是放在流程上的，流程不清楚，工具就沒有地方站。

所以，在你急著問「要怎麼用 AI 讓自己更有效率」之前，先問自己一個更根本的問題：

「我現在的工作流程，我自己清楚嗎？」

如果答案是否定的，先從整理工作流程開始。那才是 AI 工作流真正的地基。

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現在就可以開始的一步

不需要等到「準備好了」才開始，AI 工作流是邊做邊建立的。

今天結束前，找出你「最常重複做、但每次都覺得費力」的一件工作，試著為它寫一個專屬 Prompt，然後測試看看。不管結果好不好，你都會從這個過程中學到很多。

你現在工作中有哪個任務最想用 AI 來優化？歡迎在留言告訴我，我們一起來設計！