讓生活與工作進度推動-ChatGPT、Gemini、Claude怎麼挑？

有沒有過這種經驗？

• 一天到晚在切工具，光決定用誰就先累一輪

• 行程、信件、訊息、備課靈感混在一起，腦袋像開十個分頁

• 會議逐字稿、窗口需求、學員回饋堆著，抓不出下一步

• 明明要做簡報與講義，卻卡在「先改哪裡」

• 回覆合作與課後信件時，怕太硬又怕太軟，反覆重寫

• 做完一天還是覺得沒交代清楚，睡前腦袋停不下來

這半年在課堂、企業內訓，還有一對一輔導時，我被問到最多的問題，不是「哪個 AI 比較厲害」，而是：

「老師，我現在三個都在用，可是為什麼常常覺得越用越亂？」

老實說，這狀況我太熟悉了。因為我自己，也曾經在這個坑裡待了整整三個月。

一開始只有 ChatGPT，我把它當萬能助手，什麼都問。後來 Gemini 出來了，文件、信件、行事曆整合得順，又覺得不用太可惜。再後來接觸 Claude，寫作跟長文整理的細膩度讓人很安心。

工具越來越多，理論上應該越輕鬆，但實際感受卻是：每天光是在「該用哪一個」之間切換，就耗掉一堆腦力。

直到有一次，我在整理自己一整天的混亂筆記時，突然意識到一件事：

問題從來不是工具太多，而是我搞錯了它們各自該站的位置。

---

不是選 AI，而是選「現在這一段要誰來接」

我們在工作和生活裡，其實每天都在做幾件固定的事：

想事情。
整理事情。
決定事情。
回顧事情。

只是大多數時候，這些事情全部擠在一起，才會變成一團「說不清楚但很焦慮」的狀態。

我後來才發現，AI 工具真正的差異，不在模型參數有幾億、訓練資料有多新，而在一個更現實的問題上：

當你講得很亂、還沒想清楚時，誰接得住你？

這個問題，直接決定了整套生活與工作流能不能順暢地跑。

---

為什麼我在「整理前段」幾乎一定先用 ChatGPT

我先講結論：這件事不是一定只能用 ChatGPT，而是目前為止，它在這一段最穩。

所謂整理的前段，通常長這樣：

腦袋很吵，一堆聲音在打架。
待辦很多，但不知道哪些是真的要做。
夾雜著疲勞、煩躁、拖延感，甚至一點自責。
想講清楚，但連自己都不知道要從哪裡講。

這個時候，如果我一開口就逼自己產出結構化答案，整個人會更卡。

所以我現在做的第一件事，通常只是把腦中原話丟出去，不修、不整理、不美化。

真實案例：內訓前一晚的「腦內爆炸」

很常發生這種狀況：隔天要去企業內訓，課程內容明明都準備得差不多了，但晚上九點多突然收到窗口訊息：

「老師，我們主管希望明天多加一段，跟部門協作有關，另外 QA 的時間也想拉長一點。」

你知道那一瞬間的感覺嗎？不是「要不要加」，而是腦袋開始跑一堆雜訊：

簡報要改。
講義要補。
時間要重排。
案例要換。
還有，明天要早起。
我到底要先做什麼？

這時候我不會先開 Notion 也不會先開 PowerPoint，我會先把這段混亂丟給 ChatGPT，直接說：

「我明天要去內訓，剛剛窗口臨時說要加一段協作內容，QA 也要拉長。我現在腦袋很亂，簡報、講義、流程都要動，我不知道先從哪裡開始，而且我有點煩。」

這段話沒有任何結構，就是純粹的狀態描述。

但 ChatGPT 通常不會立刻丟我一個「你應該怎樣怎樣」的大道理，它比較像會先接住，然後把問題拆開問清楚：

「你明天的總時數是多少？」
「原本 QA 規劃幾分鐘，現在要增加到多少？」
「協作那段，你希望偏向工具操作，還是偏向流程設計？」
「你現在手上已有的案例有哪些？」

這個過程很像有人陪你把混在一起的東西，一項一項分開。五到十分鐘後，我大多會得到一個很務實的結論：

協作內容不需要整段重寫，用原本的案例換個角度講就好。
QA 拉長，不是加內容，是把兩個段落講精準一點。
簡報不用每頁改，只要補兩頁案例與一頁收斂提問。
講義先不動，先把明天現場要講的流程順起來。

你看，事情還是那些事，但「可執行」跟「一團亂」差很多。

為什麼這個階段需要容錯率

關鍵在於，ChatGPT 容許我中途改口，也容許我推翻上一個結論。

像我常會講到一半又突然想到：

「欸不對，明天那個單位的人比較務實，他們不太想聽理念，我要多一點具體做法。」

它就會接著問：

「那你希望他們明天帶走一個什麼成果？一份模板？一個流程？還是三個可以立刻用的說法？」

這種反覆修正，在講師日常裡太常見了。你以為自己準備好了，但一想到學員背景、現場氣氛、主管在不在，就會想再調一下節奏。

真實的人生，本來就不會一次講清楚。
所以在整理前段，我最需要的是「有人接住混亂」，而不是立刻給我漂亮答案。

---

但 ChatGPT 不是什麼時候都最好用

這裡我一定要講清楚一個很多人會誤會的點。

ChatGPT 很適合「還在亂的時候」，但如果事情已經很明確，它反而容易變成陪你繞圈。

什麼時候我不會用 ChatGPT？

情況一：我已經有完整素材，只差整理成清單
例如：課後收到一堆學員回饋、企業窗口給了明確的修正方向，我只需要把它變成「下一版要改什麼」的待辦清單。這時候如果在 ChatGPT 裡聊太久，容易變成討論「可能性」，但我其實只想把事情做完。

情況二：會議結束後，我要抓結論與行動項目
我常有專案討論或合作會議，會用錄音轉文字。會議結束後，需求很明確：我要「結論、待辦、負責人、期限」。這時候不需要陪我想，而是需要快速提取。

情況三：今天要交付的輸出已經很清楚
像是：把簡報整理完、把報價回覆完、把 Notion 模板的說明補完。這些事情不太需要討論，反而需要一個乾淨的清單與排序。

這些場景，我就會換工具。

---

為什麼我會把「事情整理後段」交給 Gemini

在事情已經發生、資訊已經到齊的狀況下，我反而更常用 Gemini。

原因很單純，它對「完成」這件事很有幫助。

真實案例：企業窗口丟來一串信件與檔案

有些合作案會很像這樣：同一天你會收到三種東西一起來。

一封信：窗口說要調整需求。
一個文件：對方提供內部資料。
一個行事曆邀請：臨時加開會議。

我最不想做的，就是在信箱裡來回翻找，然後一邊翻一邊焦慮。

這種時候我會把內容整理給 Gemini，問得很直接：

「幫我把這些信件和資料整理成待辦，分成今天內要做、本週要做、先放著。每一項請寫出下一步動作。」

Gemini 通常會回我一份很乾脆的列表，例如：

今天內：回覆可行的會議時間，確認是否需要我先提供簡報大綱。
本週內：把對方資料整理成三段重點，補進課程案例。
先放著：公司公告、系統通知、純抄送信件。

這種整理不太需要討論，照著做就能推進。對我來說很省腦力。

另一個案例：把逐字稿變成「課後信件」與「行動清單」

我常把會議或課程 QA 的錄音轉成逐字稿，然後要做兩件事：

第一件事，寫一封課後信給學員或窗口。
第二件事，把所有承諾事項變成待辦。

這時候 Gemini 的節奏很合：它能快速把一大段內容拆成結論與清單，省掉我自己手動抓重點的時間。

---

那 Claude 在我的工作樣態裡，扮演什麼角色？

Claude 對我來說，很像一個文字與語氣的整理師。

我在做講師與顧問工作時，有大量「要把話說對」的時刻。

課前邀約文案。
企業窗口的合作回覆。
課後學員的回信。
把 Notion 模板寫成人人看得懂的說明。

這些都不是「資訊整理」而已，而是「怎麼說，別人才願意看下去」。

真實案例：把課程介紹寫得像我，不要像公告

我自己很怕那種一看就很像制式文案的文字。
尤其是課程介紹，如果寫得像公告，讀者會直接滑掉。

所以我常把草稿丟給 Claude，請它做一件事：

「保留我的意思，讓語氣更像我平常在課堂上說話，句子不要太硬，讀起來要有人味。」

Claude 通常能把文字磨得比較順，尤其是長段落的節奏、轉場、語氣一致性，它做得很穩。

另一個案例：把情緒化訊息改成專業溝通

合作案有時候會遇到臨時改期、反覆調整，說真的，我也會火大。但我不想把火大寫在訊息裡，因為那只會讓事情更難收。

這種時候我會把原訊息丟給 Claude，讓它幫我把語氣換成「能解決事情」的版本。

它像是我的情緒翻譯官：意思不變，但不傷人，也更容易談成。

---

三種 AI，我現在實際怎麼分工？

整理到這裡，你應該會發現一件事：

不是哪個 AI 比較強，而是你現在在哪一段。

以我自己的工作樣態來說，節奏大概是這樣跑：

早上或課前：用 ChatGPT 把混亂攤開
當我腦袋還沒成形、事情跟情緒混在一起時，ChatGPT 很適合先接住我，幫我把雜訊分開，讓我知道「今天最小可執行的是哪一件」。

白天處理行政與資訊：用 Gemini 快速整理
信件、文件、會議紀錄、行程調整，這些資訊多半已經很明確。我需要的是分類、提取、列清單，Gemini 在這段最省力。

下午到晚上輸出內容：用 Claude 磨文字
簡報文字、課程說明、合作信件、文章段落，要讓內容「像我」又好讀，Claude 的穩定度會讓我省下很多來回修改的時間。

晚上收尾：回到 ChatGPT 做回顧與收斂
我會用很簡單的方式回顧一天：今天做了什麼、卡在哪裡、明天要先做哪一件。這一步對我來說不是檢討，而是把明天的起跑線放好。

---

為什麼我一直強調「失敗成本」，而不是「功能」

在生活與工作應用這件事上，我最在意的不是誰給的答案最好，而是用錯時會不會讓人更挫折。

真正會讓人放棄的，常常不是事情做不完，而是你拿到一個看起來很合理的清單，結果執行起來完全不是那回事。

我把這種狀況叫做「假清楚」。

最常見的假清楚，是那種完美的時間表。看起來很漂亮，但沒有考慮你的真實狀態。

例如我有時候明明知道要做簡報，但我卡的是「案例要怎麼選」。你給我一個兩小時完成簡報的排程沒用，因為我需要先把思路理順。

所以我才會把 ChatGPT 放在前段。它比較常先問我：「你卡的是哪一段？」而不是直接把我塞進一個標準流程。

---

我想留給你的不是選擇題，而是一個判斷方式

如果你現在也同時在用好幾個 AI，我不會叫你刪掉任何一個。

我比較希望你先問自己一個問題：

「我現在是還在亂，還是其實事情已經很清楚？」

還在亂的時候，用能接住混亂的工具。
事情已經清楚的時候，用能讓你完成的工具。
要把話說清楚的時候，用能把文字磨順的工具。

你會發現，一旦站對位置，反而不需要一直切換。你只是在不同階段，讓對的人做對的事。

工具會一直變，功能也會一直更新。
但你把「混亂、整理、執行、表達」這四段分開的能力，不會過時。

這也是我到現在，仍然會在整理前段，把 ChatGPT 放在第一個位置的原因。