什麼時候我會說「用 Google 就好」？一個同時教 Google 與 Notion 的講師真心判斷

很多人第一次走進我的課堂，心裡其實已經有答案了。

既然美棻老師同時教 Google，也教 Notion，那最後一定會導向 Notion 吧？
是不是學到後面，就會發現 Google 其實不太夠用？

我懂這個期待，因為教學前幾年，我自己也曾經這樣想過。那時候我會很自然地覺得，系統化就是進階，資料庫就是答案。直到我開始長時間待在企業現場，看見各種專案真實運作的樣子，我才慢慢修正這個想法。

我看過太多案例，工具選很好，但時機選錯。
也看過不少團隊，在導入「看起來更完整」的工具後，反而跑得更慢。

後來我越來越確定一件事：

真正專業的建議，不是把對方帶去最強的工具，而是幫他避開現在最不該承受的負擔。

在企業內訓的休息時間，我很常被拉到旁邊問一句：「老師，那我們部門是不是也該上 Notion？」
很多時候，我的回答其實很簡單：「先不用，現在用 Google 就好。」

而且我說得很篤定。

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工具選擇的第一個判斷，不是功能，而是「現在在撐什麼」

當學員問我要不要用 Notion，我心裡第一個浮現的，從來不是功能清單，而是一個畫面。

他現在在撐什麼？

有的人撐的是「時間」。專案已經起跑，時程壓得很緊。
有的人撐的是「主管的即時回應期待」，訊息一慢就會被追。
也有人撐的是「角色轉換」，新接主管職，事情突然多三倍。

在這些狀態下，如果我再丟一套新系統給他，表面上是在「升級」，實際上很可能是在加重他的心理負擔。

我在顧問陪跑時，看過一個很典型的例子。
某個團隊花了兩個月導入新工具，結果會議時間變長，大家反而更不敢動資料，因為怕動錯、怕破壞結構。最後回頭一看，原本用得很順的文件流程全停了。

所以我後來在課堂上，會先把一句話講清楚：

工具選擇，先看承載狀態，再看整理深度。

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當「時間壓力已經很大」，我會很直接說：先用 Google

這是我在企業內訓最常遇到的情境。

專案已經在跑，信件、LINE、會議通知同時進來。大家來上課，不是想打造完美系統，只是想不要再亂。

這時候 Google 的價值就非常清楚。

Gmail、文件、行事曆，這些都是大家本來就在用的語言。
我做的事情，不是教新功能，而是幫他重新排列「收、放、接下來要做什麼」。

舉個實際案例。
在一次製造業內訓中，有位主管跟我說，他每天光處理信件就快爆炸。我沒有叫他改工具，只是陪他把信件分類邏輯、文件連結方式、行事曆的使用節奏調順。兩週後他回饋一句話：「事情沒有變少，但腦袋比較不會卡住了。」

這就是我說的止血階段。

先讓事情能跑，再來談要不要升級。

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當對方沒有整理習慣，我會刻意不讓他碰 Notion

這一點，我其實講得很直白。

Notion 對整理能力的要求真的不低。
如果一個人平常的工作狀態是，檔案全部丟桌面，檔名永遠叫「最新版」，找資料靠記憶，那他進 Notion，多半會發生一件事：版面很好看，裡面卻不知道該放什麼。

我在講師共創社群看過太多這樣的例子。
花很多時間調版型，真正需要的資料卻一直找不到。

反而是 Google 的文件與資料夾結構，很適合拿來當基礎訓練。
一份文件，就是一件事。
一個資料夾，就是一個脈絡。
你必須先說清楚「這是什麼」、「跟誰有關」、「什麼時候要用」。

這些看似簡單的動作，其實是在練整理的基本功。
等這個肌肉長出來，再進 Notion，效果會完全不同。

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當需要「被很多人快速看懂」，我會毫不猶豫選 Google

在企業現場，協作的現實非常殘酷。

主管不想研究操作邏輯，只想快速看懂重點。
外部夥伴不願意再學一套新系統，只想順利把事情完成。
同事之間，也會因為不熟而不敢亂動資料。

這時候，系統再完整，都比不上「一個連結打開，大家都知道怎麼用」。

Google 文件的留言、共編、版本紀錄，幾乎沒有學習門檻。
對我來說，這就是低摩擦協作的價值。

我非常相信，當：

協作成本如果高過事情本身，工具再強也跑不動。

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短期任務與一次性專案，我幾乎不會推 Notion

不是每一件事，都值得進系統。

一場活動、一個月的提案、一次性的課程籌備，這類專案的共同點很明確：結束後，不會再被拿出來反覆使用。

那我寧願讓它快點建、快點跑、快點結案。
Google 的定位，本來就很適合完成導向的工作。

在顧問現場，我反而會提醒一句：

乾淨收尾，本身就是一種專業。

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那我什麼時候才會說「這個一定要 Notion」？

我也很清楚，不能只講 Google。

我通常會等到下面這幾個條件同時成立，才會建議升級工具：

• 事情會重複發生：需要模版化，避免每次重來。
• 資料會持續累積：需要長期回顧與整理。
• 需要優化指標：做跨專案、跨維度的比較。
• 對方已經有基本整理習慣：不再為「找檔案」而煩惱。

在這種狀態下，Notion 才會真正幫你省下未來的力氣。

但在那之前，我一定會把一句話講清楚：
現在先用 Google，把事情跑順，才是最划算的選擇。

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練習說「現在不用」，往往才是建立專業信任的開始

很多學員後來跟我說，他們最安心的地方，不是我教了多少工具，而是我敢在不適合的時候，直接說「先不用」。

工具會一直出現，趨勢也會一直變。
能不能判斷當下該承受多少負擔，才是真正的專業。

如果你也同時在教不同工具，或是在組織裡負責推動數位流程，這個判斷能力，會比任何功能教學都重要。