效能不是做更快，而是少做一點：我怎麼陪學員把腦力拿回來

很多人以為效能提升，就是學更多工具、把事情做得更快。但在教學與實務現場，我反而一次次看到相反的狀況：真正卡住人的，往往是腦力被過度佔用。這篇文章不是在教你更拼，而是分享我如何透過「減載設計」，陪學員慢慢把力氣留回給真正需要思考與判斷的地方。

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一、我常遇到的不是「不會做」，而是「太用力了」

在課堂或工作坊裡，我最常聽到的一句話是：

「我知道很多方法，但就是做不到。」

這句話聽起來像是在責怪自己，但我其實很少真的把它解讀成「執行力不足」。

更多時候，我看到的是另一件事：
這個人已經太努力了。

努力到什麼程度呢？
努力到同時承接太多事情、太多角色、太多期待。

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二、效能卡關，往往不是時間問題，而是腦力被切得太碎

如果我們把一天攤開來看，會發現現代工作者的腦力消耗，通常來自三個方向：

• 不斷湧入的資訊（訊息、信件、會議）

• 高頻率的任務切換（回覆一下、想一下、再回來）

• 隱形但持續的情緒耗能（擔心落後、怕沒做好、覺得應該更努力）

這些事情單看都不大，但疊在一起，會讓大腦長時間處在「沒有真正休息，也沒有真正專注」的狀態。

所以很多人其實不是懶，也不是不自律，
而是腦力頻寬早就被用完了。

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三、我在課程裡，通常不急著教工具

很多學員一開始會期待我直接教 Notion、流程表、或各種看起來很有效率的方法。

但我常常會先慢慢問三個問題：

1. 你每天一定會做，但其實沒那麼重要的是什麼？

2. 哪些事情真的需要你思考，哪些只是你在幫事情「搬家」？

3. 你一天之中最累的時候，通常在處理哪一類工作？

這三個問題沒有標準答案，但幾乎每次問完，對方都會安靜一下。

因為這些問題不是在問方法，
而是在幫我們看見腦力被浪費的位置。

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四、效能提升的起點，常常是「先少做一點」

在實務中，我最常陪學員做的一件事，不是加新東西，而是先減。

一個很實用的整理方式

我會請他們把目前在做的事情，簡單分成三類：

類型	在做什麼	是否真的需要你
思考型	判斷、決策、創造	幾乎一定
處理型	整理、轉換、彙整	不一定
反射型	例行回覆、固定流程	通常不需要

這個表格的重點，不是分類本身，而是幫人看清楚一件事：

你現在花最多力氣的，真的是最需要你的位置嗎？

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五、很多人不是沒時間，而是時間被用錯地方

另一個我常看到的狀況是：
行程表看起來滿滿的，但真正有品質的時間卻很少。

我有時會請學員做一個很簡單的小調整：

把「需要動腦」的事情，和「不用動腦」的事情分開安排。

結果常常很明顯：

• 高耗能的工作，被塞進零碎時間

• 反而把清醒時段，用在低價值的處理事項上

這不是自制力不夠，
而是流程本身就對大腦不友善。

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六、工具真正該做的，是幫你擋掉不必要的消耗

我其實不反對工具，也不排斥新方法，只是對「一次學很多」這件事很保守。

原因很單純：
我看過太多人，工具越多，反而越不敢開始。

在我看來，工具最好的角色是這樣的：

• 把零碎想法先接住，不要一直留在腦袋裡

• 讓事情一定有「下一步」，而不是模糊存在

• 讓重複的事情，不用每次重新想

這些都不是為了變得更厲害，
而是為了保護有限的認知資源。

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七、為什麼我常提醒學員「不用一次到位」

在教學現場，我很少看到「一步到位就成功」的例子。

比較常見的是：
當一個人開始允許自己慢慢調整，而不是逼自己馬上變高效，事情反而開始順了。

效能提升，對我來說不是衝刺，
而是一種長期可以承受的工作方式。

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八、如果你現在正在內耗，可能不是你不夠好

如果你最近有這些感覺：

• 明明很忙，卻沒有成就感

• 明明很努力，卻總覺得哪裡怪怪的

• 很多事情在做，但很少真正完成的安心感

那也許不是你能力不夠，
而是你正在使用一套會慢慢耗損你的系統。

效能這件事，最終不是把人逼到極限，
而是幫人把力氣留回來。

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結語：少做一點，不是退步，而是把位置讓對

我常跟學員說，真正成熟的效能設計，不是什麼都做到，而是很清楚：

• 哪些事現在不需要你

• 哪些地方值得你花力氣

• 哪些消耗，其實可以被好好移走

當你開始這樣工作，
你會發現，事情沒有變少，
但你不再那麼累了。

而那個狀態，才是我心目中真正長久的效能。