不是你不會用 AI，是環境還沒設定好：電腦與手機的 AI 環境健檢清單

上個月一堂 AI 入門課，開場十分鐘，我還沒講到任何提示詞，台下已經舉起好幾隻手。

「老師，我的 Gemini 為什麼回我英文？」「我在手機上問過的東西，電腦上怎麼找不到？」「檔案要從哪裡丟進去？」「公司的報價單可以上傳嗎？」

這些問題，沒有一個和 AI 的能力有關。卡住大家的，是介面和設定。可是對新手來說，這種卡關的感受很直接：「我果然不會用 AI。」然後就默默把它關掉，回到原本熟悉的做法。

我帶過很多場企業內訓，越來越確定一件事：新手第一個要學的不是提示詞，而是把自己的使用環境整理好。環境順了，後面學什麼都快；環境亂了，再好的方法也會被打折。

---

三個讓新手越用越挫折的迷思

迷思一：先把提示詞學好就夠了

提示詞很重要，但如果每次都得在指令裡重新交代「請用繁體中文」「我是行政人員」「請用條列」，你會很快覺得 AI 很麻煩。這些固定資訊，本來就應該放在設定裡，一次寫好，每次自動生效。

迷思二：預設值就是最好的

預設值是為所有人設計的，不是為你設計的。它不知道你的工作內容、慣用格式，也不知道你在意哪些資料不該被留下。不調整，等於每天都在用一套別人的工作環境。

迷思三：電腦會用，手機就會用

同一個 AI，在電腦和手機上的入口、權限、適合的工作完全不同。很多人在手機上一直卡在「沒有開麥克風權限」「不知道怎麼把照片傳給 AI」，問題不在操作能力，而是沒有人告訴他手機版要另外設定。

---

AI 環境設定的三層檢查

以下用 Gemini 示範，但這三層的邏輯適用於任何 AI 工具。介面名稱會隨著改版調整，記得找的是功能，不是按鈕的名字。

第一層：帳號與身分，先確認你是「誰」在用

這一層最容易被忽略，卻是很多混亂的源頭。

• 固定用同一個帳號登入：手機和電腦對話對不起來，最常見的原因是兩邊登入了不同的 Google 帳號。點右上角大頭貼看一眼，是最快的檢查方式。
• 公司帳號與個人帳號分開：公司的 Google Workspace 帳號，很多設定由公司管理員決定，個人帳號則由你自己管理。處理公司資料用公司帳號，私人事務用個人帳號，不要混用。
• 弄清楚自己的方案：免費版和付費版能用的模型、檔案上傳量、功能都不同。先知道自己有什麼，才不會花時間找一個根本沒有開放給你的功能。

第二層：個人化，讓 AI 一開始就認識你

這一層決定了 AI 回應「像不像在跟你說話」。

• 回答語言：介面語言設成中文，不代表回答一定是繁體中文。最穩的做法是在給 Gemini 的固定說明裡直接寫：「請一律使用台灣繁體中文回答。」
• 固定說明：在個人化相關的設定裡，寫下三件事：我是誰（職務與產業）、我常做什麼（例如會議記錄、公文、報表）、我要什麼格式（例如先給結論、用條列）。寫好之後，每次對話都會帶著這份背景。
• 是否參考過去對話：Gemini 可以參考你過去的對話，讓回應更貼近你。好處是越用越懂你，代價是它會記得更多。新手可以先開著，用一段時間後再回頭檢視它記了什麼、要不要刪。

第三層：資料與安全，先劃清楚界線

這一層決定你能不能安心用下去。很多人不敢用 AI，其實是因為不知道資料會去哪裡。

• 對話紀錄設定：在「設定與說明」的「活動」頁面，可以決定是否保留對話紀錄，以及多久自動刪除（英文介面稱為 Keep Activity，舊名是 Gemini 應用程式活動）。依 Google 官方說明，這個設定開啟時，部分上傳內容可能用於改善服務；即使關閉，對話仍會短暫留存約 72 小時，以提供服務與處理回饋。
• 臨時對話：只想問一次、不想留下紀錄的內容，可以使用臨時對話，它不會出現在對話紀錄中，也不會用於個人化。
• 一律不上傳的資料：替自己訂一條紅線，例如身分證字號、客戶個資、未公開的財務資料、公司明訂禁止外傳的文件。設定只能降低風險，判斷還是要靠自己。
• 分享連結要小心：對話分享出去後，拿到連結的人就看得到內容。分享前先想一次：裡面有沒有不該外流的東西？

---

電腦的操作流程：把 AI 放在工作台上

電腦適合做需要閱讀、比對、修改的工作。設定重點是讓 AI「隨手可得」。

• 建立專用的瀏覽器設定檔：如果你同時有公司與個人帳號，在 Chrome 為兩者各建一個設定檔，各自登入，從根本避免帳號混用。
• 固定分頁或加入書籤：把 gemini.google.com 設成固定分頁，開機打開瀏覽器就在那裡，不用每次搜尋。
• 用拖曳上傳檔案：找不到上傳按鈕時，直接把檔案從資料夾拖進對話框，是新手最快學會的方式。
• 視窗左右並排：左邊放你的文件，右邊放 Gemini，一邊看原稿一邊請 AI 協助整理，比來回切換分頁有效率得多。

---

手機的操作流程：把 AI 當成隨身收集器

手機適合在零碎時間「先收起來」：拍下白板、錄下想法、轉傳一則訊息。設定重點是讓這些動作一步完成。

• 認明官方 App：到 App Store 或 Google Play 下載 Gemini 時，確認開發者是 Google，避開名稱相似的仿冒 App。
• 開好三個權限：麥克風（語音輸入）、相機（拍照提問）、相片（上傳截圖）。很多人以為功能壞了，其實只是權限沒開。
• 練習語音輸入：在手機上打長句很累，用說的快很多。走路時想到的事，直接口述給 Gemini 整理成條列。
• 善用「分享」選單：在網頁、相片或其他 App 裡按「分享」，就能把內容交給 Gemini，不用複製貼上。
• 放一個桌面捷徑：把 Gemini 放在主畫面第一頁或加入小工具，降低打開它的門檻。

如果你想看手機上更完整的串接應用，可以參考我之前寫的用一支手機串聯 Google 工具處理行政庶務。

---

使用的思維：電腦是工作台，手機是收集器

設定完之後，我最常提醒學員的是這個分工：

• 手機負責收集：靈感、照片、語音、待辦，先丟進去，不追求完整。
• 電腦負責整理：回到座位上，打開同一個帳號的對話，把收集來的素材整理成報告、信件或清單。

兩邊是同一個帳號、同一份紀錄，才接得起來。這也是為什麼第一層「帳號與身分」一定要先做好。

另外，環境設定是一次性的投資，但不是一勞永逸。AI 工具改版很快，建議每一季回頭檢查一次：固定說明還符合現在的工作嗎？它記住的事有沒有需要刪除的？資料設定有沒有被改版重置？

環境整理好之後，下一步就是學會把需求說清楚，可以接著讀為什麼你問 AI 老是得到廢話？記得把問題說清楚。

---

具體行動：15 分鐘 AI 環境健檢清單

今天就找 15 分鐘，照著下面的清單逐項打勾：

電腦端（約 8 分鐘）

1. 點右上角大頭貼，確認登入的是你要用的帳號。

2. 在個人化設定寫下固定說明：我是誰、我常做什麼、我要什麼格式，並加上「請一律使用台灣繁體中文回答」。

3. 打開「活動」頁面，決定是否保留對話紀錄與自動刪除的期限。

4. 把 Gemini 設成固定分頁，並試一次拖曳上傳檔案。

5. 寫下自己的三條「一律不上傳」資料紅線。

手機端（約 7 分鐘）

6. 確認 App 開發者是 Google，並登入和電腦相同的帳號。

7. 開啟麥克風、相機、相片三項權限。

8. 用語音輸入問一個問題，確認回答是繁體中文。

9. 從相簿用「分享」傳一張照片給 Gemini，請它描述內容。

10. 回到電腦，確認剛剛手機上的對話找得到。

十項都完成，你的 AI 環境就已經比多數人整齊了。接下來不論學提示詞、建 Gem，還是串接其他 Google 工具，都會順很多。

最後想問問你：你第一次用 AI 的時候，卡住你的是哪一個畫面？歡迎在留言分享，說不定你的卡關，正是下一篇文章的主題。